La produttività: The Art of doing things faster and better!

La produttivita’ e’ un Arte che permette alle persone di agire in modo piu’ efficiente ed efficace di altri nella gestione del proprio lavoro, della propria vita per quanto riguarda gli aspetti organizzativi del tempo. Ovviamente non coinvolge la sfera di sentimenti pero’ alcuni aspetti come la creativita’ possono aiutare a trovare soluzioni innovative che aumentano la propria produttivita’. Per produttivita’ personale si intendono i processi strutturati che ognuno utilizza per gestire il proprio tempo. Nelle organizzazioni l’impatto driver processi di gestione dell’ efficienza personale e’ mediato dalle relazioni tra i processi degli altri membri dell’ organizzazione e non esiste nessuna regola che dimostri che la somma delle produttivita’ individuali corrisponda alla produttivita’ dell’ organizzazione. Per agire sulla produttività delle organizzazione oltre che sulla produttivita’ delle persone che la compongono e’ necessario agire sugli aspetti relazionali e quindi sui processi di comunicazione e collaborazione delle organizzazioni. Un semplice esempio. Un gruppo di persone deve completare il documento, il tempo di percorrenza del documento non è solo commisurabile alla produttività di ogni persona impegnata nella sua compilazione, ma anche alla velocità con cui le persone comunicano tra di loro. I processi di comunicazione e collaborazione si danno per scontati e le persone utilizzano al lavoro spesso strumenti a cui sono abituati anche nella vita privata come il messenger, non avendo spesso in alternativa strumenti professionali.

La visione Tayloriana della produttività descrive una catena di montaggio in cui tutte le persone si adeguano ai ritmi imposti dalla fabbrica. Oggi non può essere così pertanto non basta inserire il workflow documentale per aumentare la produttività, ma senza dubbio sono necessari strumenti aziendali di Business productivity oltre a apparati come PC e Smartphone adeguati all’evoluzione della tecnologia. Io credo che investire in produttività non sia sono investire in tecnologia ma senza dubbio essere aggiornati ed utilizzare sistemi professionali aiuta molto le persone a lavorare in modo più produttivo. Come si misura il ritorno su questi investimenti invece è ancora molto difficile da stabilire. Senza dubbio è più semplice collegare il ritorno all’esecuzione di processi particolarmente importanti per l’organizzazione che se eseguiti in modo più produttivo evidenziano il ritorno dell’investimento ma ogni azienda ha i suoi processi sensibili. Ad esempio una azienda petrolifera che debba nelle consociate estere gestire in modo più produttivo una Joint Venture per l’estrazione del grezzo con i sui partner, ha un processo molto sensibile che ogni mese avviene, in gergo è denominato “chiamata fondi” dove i fondi sono milioni di $ che devono essere recuperati dai partner in business a fronte di spese anticipate e documenta te nel mese. Ebbene se si impiegano 1, 2 o 3 settimane nella compilazione del documento di richiesta fondi cambia la remunerazione finanziaria visto che i soldi anticipati sono tanti. Quindi quando presentai i processi di comunicazione e collaborazione evoluti di Microsoft al responsabile delle Operation di Eni il suo commento fu: questo ci farebbe risparmiare alcuni centesimi di $ al barile nell’estrazione del greggio. Un manager che conosce ottimamente i processi della sua azienda non ha difficoltà a vedere come i sistemi efficaci di produttività basati sulla collaborazione possano essere efficaci e dove conviene investire.

La produttività aziendale quindi è differente da quella personale e ci vogliono entrambe per ottenere un elevato livello di produttività nelle organizzazioni. L’impatto poi che la produttività aziendale ha comunque si può misurare sempre in tempo risparmiato nei processi sensibili che consumano risorse sia personale che altro. Non basta fare semplicemente il costo orario della persona per il tempo risparmiato anche se questo indicatore seppur basico da una sensazione di come il ritorno dell’investimento possa essere ampio. E’ necessario misurare come nelle fabbriche il tempo di esecuzione dei processi sensibili end to end. Ad esempio quanto ci impieghiamo adesso che utilizziamo un nuovo sistema di collaborazione a completare le offerte ai clienti rispetto a prima. E’ necessario impostare qualche KPI non monetaria che sia significativa, misurarla prima e dopo l’investimento.

Ma cosa sono gli investimenti in produttività? Tutti sanno cosa sono gli investimenti nei sistemi informatici gestionali ma pochi sanno che l’obiettivo di essi non è l’aumento di produttività delle persone, ma solamente l’aumento e la semplicità del controllo dei risultati aziendali. I sistemi ed i processi gestionali sono indispensabili per il corretto funzionamento dell’impresa; una volta consolidato il sistema gestionale, l’azienda deve porsi il problema della produttività, perché spesso i sistemi di controllo hanno diminuito la produttività dei processi perché costringono le persone ad un maggiore overhead di lavoro in processi strutturati e controllati che sono più pesanti da gestire di prima, anche se come dicevo indispensabili. A questo punto il recupero di produttività si deve fare con l’adeguato inserimento di sistemi di gestione condivisa delle informazioni e sulla collaborazione documentale, in modo che tutti i form ed i documenti richiesti dal nuovo sistema gestionale siano compilati e gestiti con il minor impegno possibile dalle persone. Ecco la necessità di sovrapporre al sistema gestionale il sistema ed i processi di produttività che si basano su strumenti Office evoluti che comprendono mail, collaboration documentale, content management Unified Communication, Business Intelligence, utilizzabili anche via web ed in mobilità con lo Smartphone. Le persone come sono addestrate ad utilizzare il sistema gestionale possono essere adeguatamente addestrate ad utilizzare in modo efficace il sistema di produttività aziendale, per ottenere il massimo ritorno dall’investimento fatto. Esistono sul mercato diversi fornitori di questi sistemi ma i migliori sono senza dubbio Microsoft e IBM, con una differenza sostanziale, l’integrazione con il mondo Office sul desktop che Microsoft valorizza al massimo mentre IBM minimizza.

Dal punto di vista di gestione di sistema informativo però la coerenza delle applicazioni Microsoft rispetto alla necessità di investimento in integrazione degli strumenti IBM pone il primo in una posizione di assoluto vantaggio per i sistemi di produttività. Oggi ci potrebbero anche essere delle scelte differenti come Google.com con Google Docs, rinunciando però a tante funzionalità che sono presenti solo nel mondo Microsoft, a favore di un costo di avviamento inferiore. Alternativamente sono molto interessanti i sistemi di Microsoft online che coniugano la riduzione dell’investimento con la completezza di strumenti.

Presentazione ricerca della scuola di management sul Cloud: grande assente…..Microsoft

Ieri ho partecipato all’evento di presentazione dei risultati dell’osservatorio sul tema del Cloud Computing della Scuola di Management del Politecnico di Milano .

Aula piena, persone in piedi, credo oltre 600 persone  e altrettante o più collegate online. Realtà grandi e piccole come sostenitori e sponsor che parlano sul palco. I dettagli su www.osservatori.net.

Non voglio disquisire sui contenuti che ovviamente sono più o meno noti alle persone che come me lavorano nel settore ma sull’immagine che è emersa, e che è purtroppo in parte fuorviante. Partiamo dagli sponsor. I sostenitori e sponsor della ricerca di maggiore rilevanza sono: Google, IBM, Accenture, Cisco, che hanno una offerta importante legata al Cloud Computing in varie forme e da anni lavorano nel settore. Altri nuovi, almeno nella percezione dell’osservatore superficiale come Nolan Norton (conosciuta e stimata ma sicuramente non nota come focalizzazione sul Cloud), Colt, SoftJam, Altea, Italtel, Netapp, Seeweb, Compuware e BravoSolution.

La presentazione della ricerca la cui sintesi è presente sul sito degli osservatori mostra uno scenario in evoluzione con il 66% che comprende che il trend è rilevante anche se solo il 12% pensa che sia una rivoluzione che cambierà il mondo dell’ICT. Un altro trend importante è che il SaaS e  l’IaaS sono ormai utilizzati in 50% circa delle società studiate, mentre il PaaS ha ancora una diffusione marginale.

Nella presentazione dell’offerta dei vendor vengono presentati ampiamente gli sponsor mentre non sono mai neanche citati come vendor del settore le società che non hanno partecipato alla ricerca anche se il loro contributo al tema Cloud Computing  è rilevante, e quindi mancano riferimenti a Microsoft, VMware, Saleforce e Telecomitalia.

La domanda a cui non riesco a rispondere è: le aziende che hanno rifiutato di partecipare all’osservatorio lo hanno fatto perché non hanno ritenuto opportuno spendere soldi con il Politecnico di Milano? Oppure perché ritengono di essere ormai così noti come operatori del settore focalizzati sul Cloud Computing, da non avere bisogno di ulteriori vetrine?

In ogni caso io credo sia stata una svista non essere presenti soprattutto per Microsoft dal momento che ha lasciato ampio spazio a IBM e soprattutto Google di mostrare ancora una volta che il Public Cloud è “lui” mentre noi del settore conosciamo bene la superiorità dell’offerta Microsoft. Peccato che le 1.200 persone circa che hanno ascoltato l’evento non siano proprio “del settore” e l’immagine in questo casi ha la sua rilevanza.

I temi rilevanti comunque a parte Google e Seeweb sono quasi tutti legati al Private Cloud, cioè a come le grandi aziende si stanno attrezzando con progetti interni di delivery utilizzando tecnologie innovative, qui non emergono grandi rivoluzione se non l’obiettivo di razionalizzare, standardizzare le risorse e risparmiare ad esempio per Eni fino a 75 milioni all’anno. Tra l’altro il nuovo data center virtualizzato sarà su macchine WINTEL, mentre ci sono ancora aziende che pensano a server Unix o Linux come più efficienti e adatti a questo tipo di infrastruttura, segno che l’innovazione la fanno le persone e Castelli il CIO di Eni che ha partecipato a questo evento come speaker è sicuramente una persone di provata capacità.

Sempre Castelli ha toccato alcuni punti chiave della mancanza di innovazione e coraggio di cambiare dell’ICT in Italia che potrebbe portare ad una minore adozione delle tecnologie cloud e dei relativi vantaggi:

  • La mancanza di volontà e competenza necessarie ammodernare il parco applicativo “custom” stratificato, anche se ogni analisi rileva che la maggior parte delle applicazioni e personalizzazioni richieste, nei vari anni, dagli utenti sono poco utilizzate e sostituibili o non più usate da tempo ma ancora gestite. In Eni ad esempio sono state trovate almeno 700 applicazioni da dismettere ed il 75% delle funzionalità custom che suo tempo furono richieste nell’applicazione core per il business (ISOIL) non sono utilizzate.
  • La tendenza a snobbare la standardizzazione o acquistare Software Packages che vengono stravolti con personalizzazioni
  • L’incapacità ampiamente documentata dell’ICT di incidere sulle decisioni di Business

Per completezza di informazione altri testimonial sono stati Unicredit che presentato il proprio progetto di razionalizzazione dell’infrastruttura con tecnologie Grid e Cloud. e Fracarro, solito testimonial di Google. Fortunatamente è sono stati citati altri casi tra cui  l’Ospedale del Bambin Gesù su tecnologia Microsoft sempre evitando il nome del vendor, mentre per Fracarro è risultato evidente che la tecnologia usata è Google.

Parlando della  ricerca, in questo primo blog sull’argomento vorrei evidenziare alcuni aspetti che mi hanno colpito:

  • Interessante il riscontro tra benefici attesi e benefici realizzati con il SaaS da cui si evince che per le aziende di una certa dimensione sia nel caso di riduzione dei costi di adozione del servizio sia  dei costi di gestione interni l’aspettativa era superiore a quello che effettivamente è stato realizzato.
  • Per quanto riguarda le criticità attese verso quelle sostenute invece, sempre per i progetti SaaS, la percezione di scarsa sicurezza dei dati si è rivelata ampiamente fasulla così come l’immaturità dell’offerta rispetto a quanto ci si aspettava e la mancanza di strumenti per valutare i benefici oltre la mancanza di cultura aziendale. il campione delle aziende intervistate dal MIP sfata alcuni falsi miti.
  • Ci sono invece alcune criticità ben più concrete che emergono e vanno controllate accuratamente che sono secondo la ricerca, la definizione degli SLA del servizio, e per quanto riguarda i fornitori di commodity la scelta dello SLA migliore per il cliente, e la performance delle reti dati sia pubbliche che private, cose che ho sempre evidenziato nei miei blog.

Andando poi a mappare sulle caratteristiche organizzative, di processo e sulle competenze aziendali delle aziende che adottano il Cloud Computing emerge che:

  • Solo il 20 % delle aziende intervistate risultano Vendor Ready cioè hanno elementi per scegliere consapevolmente il fornitore di servizi cloud, concordare gli SLA, valutare i rischi etc…
  • Solo il 36% sono Technology Ready, sanno cioè valutare l’Enterprise Architecture nel complesso, hanno un adeguato Resource e Risk Management
  • Solo il 35% sono Business Ready: cioè hanno un adeguato Demand Management e Change management per i progetti Cloud.

Aspettiamo ancora qualche anno per la maturità intanto vedremo del business sull’ICT con adozione di servizi Cloud specifici direttamente con budget non ICT e continua riduzione di quelli ICT per coloro che non sanno gestire l’innovazione.

Il pomeriggio con le sessioni premium a pagamento a cui sono stato invitato come ospite è stato altrettanto interessante perché nelle due sessioni parallele sono stati approfonditi dagli esperti i temi dei Contratti con i fornitori di Public Cloud e degli SLA sia interni che verso i fornitori di Outsourcing. Considerando quanto emerso dalla ricerca i temi del pomeriggio sono quelli tra i più spinosi e devo dire che l’esperto legale che ha parlato dei contratti è stato molto esauriente ed ha finalmente chiarito e sfatato un altro falso mito che recentemente era apparso all’orizzonte: il fatto che per problemi di Privacy legato alle direttive del Garante i servizi Cloud erogati dall’estero fossero in qualche modo illegali in Italia. Per motivi tecnico legali che non vi spiego qui, questa affermazione è assolutamente falsa, mentre è molto più vero che i contratti dei fornitori di Cloud Computing oltreconfine hanno alcune clausole molto sfavorevoli ai clienti su cui dovranno lavorare se vogliono fare crescere il mercato.