Si fa presto a dire Office 365, ma scegliere non è facile….

Provate a districarvi tra le varie configurazioni di Office 365 poi mi direte. E’ vero che almeno tra piccole aziende e professionisti e medio/grandi aziende o scuole c’è una chiara distinzione nella comunicazione, ma all’interno di ogni singola offerta avendo ogni software un 2 piani, non è così evidente quali sono poi le funzionalità finali del prodotto che sto per acquistare.

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Un buon tentativo di chiarimento per quanto riguarda i piani per le medio / grandi aziende lo trovate qui, ma molti dubbi restano ad esempio su qual é la reale differenza tra la versione per piccole aziende e professionisti oltre alla scalabilità, non oltre i 50 utenti e consigliata fino a 25.

Inoltre scendendo in dettaglio è difficile comprendere cosa c’è dentro le funzionalità delle varie versioni dal momento che i singoli strumenti ad esempio dalla versione E1 alla E3 cambiano proprio nelle funzionalità, ad esempio Exchange piano P1 che è compreso nella E1 e’ differente dall’Exchange piano P2 che è presente in bundle con Exchange e SharePoint dalla versione E3

Abbiamo provato a fare un po’ di chiarezza:

Office 365 P1 – Una suite base e molto integrata permette con 5,25 € al mese per persona di avere tutto quanto serve ad una micro e piccola impresa (Ottimo fino a 25 dipendenti e possibile acquistarlo fino a 50 postazioni). Non contiene Office Desktop ma è possibile utilizzare Office web Applications, caselle Exchange fino a 25 Gb, possibilità di inviare allegati fino a 25 Mb, Possibilità di scambiare messaggi immediati con colleghi e fare sessioni di video comunicazione e possibilità di videoconferenze anche con persone esterne all’azienda via web. Include SharePoint Online per la gestione documentale collaborativa e per il sito web. E’ una suite molto compatta semplice da configurare per le proprie esigenze ma molto sofisticata per la maggior parte delle aziende di piccole dimensioni. Non necessita di altri investimenti.

Office 365 Ex (x=1,2,3,4)- suite per ogni dimensione di organizzazione si divide ancora al suo interno in diverse configurazioni da E1 a E4. Le differenze principali tra le versioni sono sia lato serve che lato client, nel senso che mentre la E1 è simile al vecchio BPOS, per la E2 si aggiunge Office web Application mentre dalla E3 in su cambiano le versioni lato server di Exchange Online, Lync Online e SharePoint Online offrendo funzionalità di amministrazione più evolute oltre a Office Desktop incluso nel prezzo per la E3 e la possibilità di integrazione della comunicazione telefonica con la E4.

Office 365 Kx (x=1,2) – Le versioni K1 e K2 intese come Kiosk sono nate per le postazioni di lavoro condivise e per utenti che devono principalmente visualizzare le informazioni o fanno piccole modifiche ai documenti. La principale differenza tra la K1 e la K2 è l’Office Web Application che permette nella K2 di fare modifiche ai documenti mentre nella E1 solamente di visualizzare (stessa differenza tra le E1 ed E2). Le versioni K possono essere acquistate solo in aggiunta a utenti delle versioni E perché non hanno possibilità di caricare contenuti sulla intranet ma solo di visualizzarli. La versione Kiosk ovviamente non permette servizi su SmarthPhone.

In sintesi Microsoft propone come dettaglio questa tabella, dove la parola PLAN è utilizzata sia per le “versioni” dei raggruppamenti (Bundle) venduti sia per le singole versioni dei software di base utilizzati (Plan 1 e 2)

Office 365 (Plan E1)

Office 365 (Plan E2)

Office 365 (Plan E3)

Office 365 (Plan E4)

Exchange Online (Plan 1)

Exchange Online (Plan 1)

Exchange Online (Plan 2)

Exchange Online (Plan 2)

SharePoint Online (Plan 1)

SharePoint Online (Plan 1)

SharePoint Online (Plan 2)

SharePoint Online (Plan 2)

Lync Online (Plan 2)

Lync Online (Plan 2)

Lync Online (Plan 2)

Lync Online (Plan 2)

Office Web Apps

Office Web Apps

Office Web Apps

 

Office Professional Plus

Office Professional Plus

   

Lync Voice & PBX (Lync Plus CAL for Lync Server)*

Ciò detto vediamo i costi al volo per la propria organizzazione in questa tabella, in cui abbiamo considerato anche l’acquisto dei singoli servizi non raggruppati che non è pubblicizzato molto sui siti di Microsoft.

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Se vogliamo poi entrare in dettaglio delle funzionalità a livello di guida utente, esistono dei manuali online da scaricare molto chiari che fanno tutti i confronti qui.

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Questi sono i manuali che vale la pena di utilizzare per scegliere accuratamente la soluzione “Cloud” di Office 365 che fa al caso nostro o affidarsi ad un esperto che ci guidi.

Noi abbiamo riassunto le tabelle che trovate in ogni singolo manuale in un unica tabella in cui si possono confrontare tutte le funzionalità e questo finalmente potrebbe essere una buona sintesi per scegliere il vostro Office 365.

 

SHAREPOINT ONLINE FUNZIONALITA’ Partner Access Plan  SharePoint Online Kiosk 1 and Kiosk 2 SharePoint Online Plan 1 SharePoint Online Plan 2 SharePoint Online P1  – small business 
(accesso esterno)
Numero di utenti     illimitato illimitato max 50 account
Gli utenti anonimi  accedere a tutto il team site (salvo diverse autorizzazioni interne) No. Gli esterni possono solo accedere ai siti a cui sono stati invitati dai proprietari delle site collections Si Si Si Limited to 50 external users/month
My Site No No Si Si No
Sito Pubblico Si No Si Si Si
Funzionalità Enterprise (Access, InfoPath Forms, Excel and Visio Services)  Si  possono vedere i diagrammi di Visio, le pagine Access web, i grafici Excel e sottomettere i form Infopath.  Si  possono vedere i diagrammi di Visio, le pagine Access web, i grafici Excel e sottomettere i form Infopath.  Si  possono vedere i diagrammi di Visio, le pagine Access web, i grafici Excel e sottomettere i form Infopath.  Si  possono creare/vedere i diagrammi di Visio, le pagine Access web, creare/vedere i grafici Excel  sottomettere i form Infopath.  Si  possono creare/vedere i diagrammi di Visio, le pagine Access web, creare/vedere i grafici Excel  sottomettere i form Infopath.
Office Web Apps Solo Visualizzazione Visualizzazione per K1 Visualizzazione per E1 Visualizzazione e Modifica  Visualizzazione e Modifica 
Visualizzazione e Modifica per for K2 Visualizzazione e Modifica per for E2
La tipologia di sottoscrizione aggiunge storage a SharePoint Online? No No Si. 500MB per Sottoscrizione Si. 500MB per Sottoscrizione Si. 500MB per Sottoscrizione
Can be an administrator of tenant, site or site collection? Può essere amministratore del Tenant, di un sito o della Site collection? No No Si Si Si
 
           
           
           
EXCHANGE ONLINE   Exchange Online Exchange Online Exchange Online Exchange Online P1  – small business 
FUNZIONALITA’   Kiosk (Plan 1) (Plan 2)
Numero di utenti     illimitato illimitato max 50 account
Dimensione Casella di Posta   500 megabytes (MB)  25 gigabytes (GB)* Unlimited** 25 GB *
Outlook Web Application (versione normale e leggera)   Si Si Si Si
accesso POP3   Si Si Si Si
accesso IMAP   No Si Si Si
accesso Outlook ovunque (MAPI)   No Si Si Si
Microsoft Exchange ActiveSync®   No Si Si Si
Exchange Web Services   No*** Si Si Si
Gestione regole nelle Inbox   No Si Si Si
Accesso delegati   No (non può accedere alle caselle di altri utenti, alle caselle condivise o alle caselle di risorse) Si Si Si
Interoperabilità di Instant Messaging nel Outlook Web Applications   No Si (richiede Lync Online o Microsoft Lync Server 2010) Si (richiede Lync Online o Microsoft Lync Server 2010) Si (richiede Lync Online o Microsoft Lync Server 2010)
Notifica arrivo mail via SMS (no Italia)   No Si Si Si
Archiviazione personale   No Si Si Si
Voicemail   No No Si No
Conservazione legale delle mail   No No Si No
*25 GB  di archivio non partizionato tra mailbox primaria e archivio personale      
**25 GB  di storage nella casella principale, più storage illimitato nell’archivio personale      
***L’accesso diretto alle caselle attraverso gli Exchange web services non è permesso.       
           
           
LYNC ONLINE     Lync Online Lync Online Lybc Online P1  – small business 
FUNZIONALITA’     (Plan 1) (Plan 2)
Numero di utenti     illimitato illimitato max 50 account
Presenza e Instant Messaging (IM)     Si Si Si
Videochiamata 1 a 1 Lync     Si Si Si
Federazione di Lync (IM/presenza/audio/video)     Si Si Si
Click-to-communicate in Office     Si Si Si
Partecipanti autenticati in lync meetings*     Si Si Si
Microsoft Exchange ActiveSync®     Si Si Si
Online Meetings     No Si (fino a 250 partecipanti) Si (fino a 250 partecipanti)
Possibilità di schedulare e avviare un meeting     No Si Si
Possibilità di avviare una sessione audio/video miltitutente (3 o più utenti)     No Si Si
Possibilità di avviare sessione di Data Sharing (screen/application/whiteboard)     No Si Si
Interop con terze parti nei servizi di audio conferencing     No Si No
Diritti di licenza per Lync Server CALs (on premise)     Lync Standard CAL Lync Enterprise CAL No
* i partecipanti non autenticati non necessitano di una licenza Lync        

Migrare da soli da BPOS a Office 365: un’avventura … a lieto fine

Abbiamo concluso la prima migrazione da BPOS a Office 365. Una attività che Microsoft ha pianificato per i suoi clienti nell’arco di 3 o 4 mesi dal lancio di Office 365, ma noi abbiamo dovuto fare in fretta e da soli perché stava scadendo la sottoscrizione a BPOS e avevamo a disposizione il nuovo Office 365 quindi anziché rinnovare BPOS abbiamo deciso di migrare.

logo-office-365

Appena partiti abbiamo scoperto che forse eravamo  gli unici ad affrontare questa attività così a ridosso dal lancio. In effetti una concomitanza di eventi unici ci ha portati a questa esigenza. Ma veniamo al dunque. Migrare da BPOS a Office 365 volendo anche portare il sito esterno che era su una beta di Office 365 alla versione definitiva significa:

  1. Cambiare i dati sul registrant per il dominio e verificarli sul nuovo O365
  2. Impostare il dominio su O365
  3. Creare tutti gli utenti su O365
  4. Migrare la Posta, i contatti, il calendario (anche su Smartphone)
  5. Installare Lync
  6. Configurare il PC e Office, soprattutto Outlook ad accedere alla casella utilizzando un server diverso 
  7. Cambiare anche accesso allo Smartphone (noi abbiamo HTC Android e Windows Phone)
  8. Migrare il sito web esterno che significa rifarlo da zero

Tutte attività che singolarmente sembrano abbastanza accessibili e sono anche apparentemente guidate ma ci sono alcuni trabocchetti che non vengono segnalati se si fa questa attività da soli.

primo trabocchetto: finché ci sono ancora dati legati al dominio su BPOS, O365 non riesce a verificare il dominio sui DNS del registrant. Questo implica che all’inizio del processo è necessario cancellare dal pannello di amministrazione di BPOS tutti gli utenti e poi il dominio etc, ed implica che da quel momento si è senza infrastruttura di collaborazione fino a che non sarà attivata la nuova su O365. Fatto questo ci siamo affrettati a verificare il dominio ed inserire gli utenti sul nuovo.

Secondo trabocchetto: Il processo di verifica del dominio ed i record da inserire sul registrant sono differenti da BPOS e avendo la versione E3 che prevede sia la possibilità di avere il sito esterno su O365 compreso il dominio di SharePoint Online ma anche quella di non averlo ma utilizzare il dominio solo per la mail e Lync (a differenza della P1 che costringe ad avere tutto su O365) la scelta del processo di verifica e dei record da inserire sul registrant non è banale. Inoltre per la sola verifica del dominio occorre già inserire un record “TXT” sui DNS del registrant mentre col Bpos vecchio era sufficiente verificare la corrispondenza del dominio e nulla più.

Terzo trabocchetto: a differenza della P1 e di BPOS che con 2 record (Cname e MX nel caso di Bpos e NameServer nel caso della P1) permettono di fare tutto, la versione E3 separa i servizi tra quelli di Exchange, Lync e Sharepoint online e quindi per far funzionare tutto bisogna inserire anche dei record  “SRV”. Proprio questi record “srv” possono creare dei problemi nel caso (come il nostro) in cui il provider non ne abbia previsto la configurazione e quindi abbiamo dovuto richiedere l’assistenza del registrant. Le istruzioni del registrant ci hanno messo un po’ di tempo ad arrivare.

Quarto trabocchetto (il più fastidioso): dopo avere aspettato la propagazione dei record sul provider le mail in uscita e quelle in entrata/uscita all’interno del dominio  funzionavano, mentre la mail in ingresso dall’esterno non arrivava. Qui c’è stato un attimo di panico:  “avremo sbagliato qualcosa?”  Ricontrolliamo, con l’aiuto del supporto Microsoft. Tutto a posto da 2 giorni ma la mail in ingresso non arriva . La faccio breve…  il supporto è andato a fondo alla questione coinvolgendo l’hosting Frontbridge e ha scoperto che era rimasto “appeso” un parametro dei vecchi record di BPOS che avevamo cancellato e questo impediva l’ingresso delle mail dall’esterno. L’unica soluzione era intervenire manualmente a cura del personale del Data Center di Microsoft…ah però!! Fatto, a questo punto il consiglio che abbiamo ricevuto dal supporto è stato quello di cancellare i record DNS inseriti, ricancellare gli utenti su O365, cancellare il dominio e rifare tutta la procedura di associazione del dominio da capo per aprire la strada pulita alle mail in ingresso. Dopo 3 giorni senza mail, in tarda serata ci accingiamo a fare nuovamente anche questa attività . Finalmente alle 2 di notte del terzo giorno dall’inizio della migrazione arriva la prima mail dall’esterno, la mia collega mi svegliaSad smile ma siamo contenti .

Quinto trabocchetto: avendo pochi utenti la migrazione della posta decidiamo di farla  manualmente, esportando i .pst da Outlook 2010 ed importandoli nuovamente sul nuovo utente, che abbiamo dovuto ricreare. Nel nostro caso avendo dovuto ripetere l’operazione abbiamo dovuto anche fare pulizia dei record importati precedentemente. Gli elementi, se non si fa attenzione, vengono messi su una cartella differente all’importazione, quindi bisogna selezionare bene la cartella in cui si fa il restore. Nel caso avvenisse è sempre possibile con i copia / incolla spostare i contatti, il calendario e le mail da una cartella all’altra, ma è comunque un lavoro da fare con la massima accuratezza, anche perché le stesse entità andranno a finire automaticamente sul server Exchange e successivamente su tutti i dispositivi sincronizzati con esso, compresi gli SmatPhone…. quindi meglio avere record puliti.

Sesto trabocchetto: una volta impostato il nuovo utente su SmartPhone ci si aspetta che tutto sia sincronizzato automaticamente: mail, calendario e contatti ed in effetti su Windows Phone funziona. Non funziona invece ancora bene la sincronizzazione del calendario sull’HTC della mia collega che ha Android 2.3.3 come sistema operativo e che con BPOS aveva tutto a posto. 

Tutta l’attività è stata svolta da persone esperte di BPOS e di Office 365 e con l’aiuto dell’Help Desk di Dublino di Microsoft che si è confermato molto disponibile e solerte nel fornire le soluzioni in tempi ragionevoli. Purtroppo per tutti, a detta loro, alcune cose che abbiamo rilevato sono state le prime segnalazioni che sono pervenute e quindi non avevano la soluzione pronta ma hanno dovuto con noi soffrire e provare fino a quando si è trovato il problema.

Ringrazio il supporto di Microsoft composto finora da poche persone dedicate a O365 che si sono fatte in 4, e siamo contenti di considerarci un po’ dei pionieri ma mi è venuto più di una volta il dubbio che il lancio di Office 365 sia stato fatto in fretta e furia con qualche mese di anticipo rispetto alla maturità piena della beta. Insomma anche se il prodotto è in vendita soffre di una certa giovinezza che in altri prodotti Microsoft ultimamente era scomparsa ai lanci di prodotto. Niente di grave perché ora che quasi tutto funziona i benefici della nuova infrastruttura, soprattutto per quanto riguarda la parte di SharePoint Online ci fanno dimenticare i problemi che abbiamo affrontato, ma un suggerimento alle altre persone che stanno pensando di farsi la migrazione da soli è “La migrazione….non abbiate fretta e aspettate che ve la faccia Microsoft …se non siete costretti” e considerate di stare 2 o 3 giorni senza servizi quindi pianificatela a cavallo del week end come viene suggerito. Inoltre è molto più semplice se installate contemporaneamente Office 2010 e fate fare dalla procedura automatica di Office 365 la configurazione del vostro Outlook nuovo. Noi abbiamo, da temerari, fatto tutto a manina, ma è stata una bella esperienzaSmile

Se poi volete una mano per sentirvi più tranquilli noi siamo qui a disposizione.

A presto www.cloudea.it