Skype e Yammer: Microsoft li sta integrando nell’offerta Cloud

Cominciamo a vedere gli effetti delle recenti acquisizioni di Microsoft. Skype, che permette di fare videochiamate 1:1 e telefonate su rete cellulare o fissa in tutto il mondo oggi può includere i contatti del mondo aziendale che usano Lync e Lync Online. Come fare è descritto QUI. Considerando i prezzi e le caratteristiche di Skype e Lync Online incluso in Office 365 Microsoft ha fatto attenzione a non creare troppa sovrapposizione. Lync resta sempre uno strumento professionale che ha prestazioni superiori nella gestione della banda e nella qualità audiovideo, ad un prezzo solo leggermente superiore a Skype Premium.image

Infatti un account di Lync che costa 4,5€ + Iva al mese permette di fare riunioni e webinar con 250 persone non paganti! E le caratteristiche della riunioni sono di tutto rispetto. L’account Premium di Skype costa 3,49€ + Iva al mese, mentre la versione gratuita (che non esiste per Lync) permette videochiamate 1:1 ed è paragonabile a quella che costa 1,6€ al mese per Lync. Le prestazioni di Lync sono però molto superiori infatti Skype premium permette riunioni in videochiamata solo fino a 1o persone contro le 250 di Lync Online.

microsoft-lync-2013-iconLa versione più “piccola” di Office 365 la Small Business che costa solo 4,9€ al mese + Iva include giù Lync Online per riunioni in videochiamata fino a 50 persone esterne all’organizzazione oltre alla mail di Exchange Online e la gestione documentale nel cloud di SharePoint Online.

Alle aziende quindi converrebbe utilizzare Lync Online anziché Skype, ma purtroppo l’accesso gratuito ha diffuso il secondo ed ora il primo che era uno strumento da grande azienda fa difficoltà ad essere riconosciuto. Inoltre la versione 2013 di Lync Online non gestisce l’audiovideo per i PC con sistema operativo Windows XP e questo crea ulteriori problemi, che si spera saranno superati con l’uscita dal supporto di XP nell’Aprile 2014 considerando che per quella data molte aziende avranno rimodernato i loro PC.

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Yammer invece è stato integrato meglio in SharePoint, sia online che Onpremise nella versione 2013, andando a sostituire la parte Social che oggi è rappresentata dai Newsfeed, a prezzi che vanno da 3$ al mese per utente per la versione stand alone a 8$ per quella che include Office 365 (E1)

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In pratica essendo molto simile a Facebook che tutti ormai conoscono ed utilizzano, il sistema di collaborazione aziendale e di costruzione di Network esterni di Yammer è immediatamente utilizzabile all’interno ed all’esterno delle organizzazioni per gestire progetti, iniziative, condividere esperienze e competenze etc…

Microsoft sta posizionando nelle aziende ed a pagamento tutti gli strumenti professionali per lo Smart Working e l’Enterprise 2.0 a differenza di altri che stanno semplicemente proponendo l’utilizzo professionale di strumenti nati per il mondo “consumer” e quindi con problemi di affidabilità e sicurezza, ma completamente pagati dalla pubblicità. E’ molto difficile fare comprendere alle persone che hanno una bassa cultura informatica e poco utilizzo degli strumenti online la differenza tra strumenti professionali e strumenti consumer in Italia. L’unica cosa che viene percepita e che i primi sono a pagamento ed i secondi, che per molti sono più che sufficienti, anche in azienda, sono gratuiti. Questa è la vera sfida di Microsoft con le PMI, mentre il problema non esiste con le grandi aziende che si confrontano con strumenti molto più costosi e che fanno spesso le stesse cose o anche meno, proposti dagli operatori che agiscono nel mondo Enterprise.

Lo Smart Working in Italia, ancora lontano dalle PMI, quante opportunità perse:-(

Ecco le prime riflessioni a caldo che ho scritto durante il convegno sullo Smart Working di Mercoledì 2 Ottobre al Politecnico di Milano. Innanzitutto l’audience di HR e responsabili ICT, ci saranno stati 200 persone, molte meno delle persone che partecipano ai convegni sulla fatturazione elettronica, segno che siamo ancora su un tema emergente.

Questo nuovo osservatorio alla seconda edizione è l’evoluzione verso la Line di Business (LOB) dell’osservatorio Enterprise 2.0 e prima ancora delle intranet. Ha incominciato a parlare il Prof. Mariano Corso di cui riporto alcune riflessioni a caldo:

  • Lo Smart Working non
    è telelavoro, è lavoro flessibile nella dimensione temporale e spaziale con strumenti, organizzazione e formazione adeguata. Fa parte del welfare aziendale molto caro ai direttori delle risorse umane, ma coinvolge anche altre funzioni come: la comunicazione interna, il marketing, l’ict, l’organizzazione.

Nell’ambito dell’osservatorio sono stati realizzati diversi workshop per tracciare i confini dello Smart Working, alcuni dei quali hanno coinvolto anche uno psicologo cognitivo, a segnale della complessità umana del tema.

Condivido una citazione fatta ad inizio secolo “We shape our building, thereafter they shape us” W. Churchill (forgiamo i nostri edifici e successivamente loro forgiano noi).

La tecnologia da sempre costituisce la variabile con cui si creano i cambiamenti organizzativi. Cosa è diverso oggi è la velocità. Ci troviamo ad utilizzare una organizzazione che diventa una tecnologia obsoleta.

Oggi possiamo accedere ai mezzi di produzione in qualunque orario e da qualunque luogo. Taylor e Ford avessero avuto le tecnologie che abbiamo oggi avrebbero disegnato modelli organizzativi completamente diversi da quelli che non riusciamo a scardinare oggi. Ad esempio In Danimarca solo il 12% insoddisfatto dell’orario di lavoro, in Italia sale al 25%. Al nostro lavoratore è chiesta flessibilità ma non data flessibilità!

In Italia ci sono vincoli di legge, ma legislazione del lavoro abbastanza generica e lascia spazi nell’esecuzione, alcune aziende hanno progetti di Smart Working che include anche il risparmio degli spazi, il lavoro ovunque e non solo da casa. Complessivamente il Politecnico ha stimato per il sistema paese un guadagno in Produttività di 27 Mld di € e contemporaneamente un risparmio in spese vive di 10 Mld spese vive, in pratica le stime fatte considerano il risparmio medio per dipendente di 600 € per persona all’anno. Inoltre va considerato anche la riduzione dell’impatto energetico per le aziende che utilizzano l Smart Working.

Ancora una volta, al di là delle grandi aziende che cominciano a fare timidi esperimenti, le PMI sono molto lontane da questi temi dovendo lottare tra le altre cose con la congiuntura non certo favorevole al welfare aziendale. Ci sono però esempi premiati dal Politecnico che includono realtà di media dimensione coraggiose e lungimiranti.

Durante l’evento sono stati presentati i vincitori del premio Smart Working: Mars, Tetrapack, Barilla ed erano presenti il loro HR director, dopo tavola rotonda con i fornitori della tecnologia abilitante e sponsor dell’osservatorio hanno raccontato i loro progetti.

Tetrapack è azienda del nord Europa ed il suo direttore HR ci fa subito notare una discriminante fondamentale per eseguire progetti di Smart Working: se ho visione a lungo termine prendo decisioni di un certo tipo, se ho visione a breve ne prendo altre. Loro hanno offerto alle persone una maggiore flessibilità di tempo e spazio in cambio di responsabilità e apprendimento continuo Ci fa notare che è azienda metalmeccanica e in Italia ha quasi 900 dipendenti, solo il 50% entra in azienda ogni giorno ma tutti accedono al sito intranet online giornalmente. Hanno uno stabilimento a Modena e gli uffici hanno spazi variabili e trasparenti e insonorizzati, tant’è che hanno problemi con autorizzazioni comunali perché il layout sempre in cambiamento.  Gli armadi sono presso la logistica e il materiale cartaceo quando serve viene consegnato al su richiesta alla scrivania dell’impiegato. Quando si lanciano le stampe poi esse escono sulla stampante a cui il dipendente si avvicina, anche se non è al proprio piano e le sale riunioni hanno una applicazione che indica su telefonino la loro occupazione e la prenotazione. Davanti sala riunione schermi con calendario Outlook della sala se libera la uso. Il telefono passa davanti a sala e dice fino a quando è libera.

In Tetrapack anche gli operai autocertificano il tempo, lo Smart Working vale per tutti, hanno applicato cose per aziende di consulenza alla fabbrica, prendono il concetto e lo applicano a fabbrica

Hanno addirittura creato nell’area industriale che sembra un Campus un edificio flessibile “Smart Building” e chiesto ai dipendenti di inventare nuovi modi di utilizzarlo.

Dappertutto sono stati tolti gli orologi, e offerta a tutti la possibilità di lavorare in remoto che ciascuno deve declinare come meglio crede, non solo l’amministratore delegato, ma anche il fattorino ha le email e già a casa vede cosa dovrà fare prima di uscire e andare al lavoro se vuole, e poi quando ha finito va a casa.

Anche operaio può applicare lo Smart Working in Tetrapack, ad esempio se ci sono macchine da testare in 3 persone possono decidere liberamente quando farlo e se decidono di venire alle 7 del mattino si mettono d’accordo tra colleghi. Hanno messo una Webcam per vedere la coda in mensa per evitare che le persone perdano tempo in coda se non vogliono.

Infine il direttore HR di Tetrapack svela il trucco per scegliere cosa fare: semplicità, trasparenza e fiducia, le cose ai fanno per il 95% degli onesti e non per il 5% dei disonesti.

La domanda di Mariano è quanto mi polemica: ma voi siete una azienda ricca? Senza Sindacati?

Al contrario i Sindacati in Tetrapack di Modena sono molto forti: si parla della Fiom dell’Emilia! Ma l’azienda ha messo sul piatto con loro tutte le idee incluse quelle dei dipendenti e poi in base al budget realizzare quelle realizzabili insieme ai sindacati.
Alla fine del mese le persone certificano autonomamente quante ore hanno fatto si fanno controlli a campione trovato persone che hanno truffato. Sono andate dal sindacato che li ha ancora cazziate. Si è creato un sistema di collaborazione tra colleghi. Il risultato è una strategia si crescita sul mercato contro competizione. In Tetrapack l’HR è responsabile di tutti i servizi e deve ridurre spese. In modo intelligente però, non solo tagliando. Lavorare meglio di prima riducendo 15% come oggi fanno i computer che costano sempre meno e fanno sempre di più. I dipendenti sono pagano come gli altri ma hanno un turn over basso ed un Work life balance alto e molti più servizi, a costo 0 per l’azienda che valutati più dei soldi in busta paga per loro.

E poi tocca a Barilla il secondo caso che sta lavorando sugli spazi attuali prima di avere nel 2015 il nuovo spazio uffici Smart. Da subito il progetto Smart Working ha permesso ai dipendenti di lavorare il 20% del tempo da casa senza compromettere il risultato ed in accordo con il proprio capo. La cultura Smart Working non solo quando si lavora da dasa ma anche quando si fa training si fanno progetti pilota, si adottano nuovi modi per fare le riunioni etc… Il Team di progetto è stato necessariamente multifunzionale: HR, Ict, Marketing, Comunicazione interna e Comunicazione esterna. Sono partiti dei progetti in Europa e US con team paralleli che si incontrano ogni 3 mesi tempi. Le attività fatte sono state: il benchmark, l’analisi interna, il pilota coinvolge in Italia a fine giugno 50 persone e a fine anno ci sarà la decisione di coinvolgere i 1300 persone impiegati. Per ora non la fabbrica e non tutte le attività sono coinvolte, per questo sono state analizzate quelle che si possono fare a distanza incrociando i benefici con il livello di prontezza. Partiti da quelli già pronti e fatto alcuni focus Group Sindacato entusiasta.

La vita è cambiata le persone felici viaggiano meno. Come avere fatto versamento in cc persone senza tirare fuori soldi, anche se in questo momento l’adozione è stata più veloce all’estero. Da non sottovalutare l’aspetto di sostegno della diversità e le opportunità che viene data soprattutto alle donne che ne hanno più bisogno di sganciare le performances dalla presenza fisica in azienda.

Il convegno è continuato durante il pomeriggio con una stimolante ricerca sui lavoratori italiani riguardo alla flessibilità di orario e di spazio presentata della Doxa, e di questa ne parleremo prossimamente. QUI trovate le informazioni sull’osservatorio Smart Working.

E’ possibile lavorare bene in Italia con lo “Smart Working” ?

Alla presentazione della ricerca dell’Osservatorio “Smart Working” della scuola di amministrazione del Politecnico di Milano, sono presenti come sempre quasi 200 persone e altrettanti sono online collegati al video streaming. La scelta di non costringere le persone a muoversi ma dare la possibilità di seguire l’evento dall’ufficio o da casa è in linea con la modalità di lavoro promossa da questo osservatorio e dai suoi partners.
Mariano Corso, Ordinario di Organizzazione e Risorse Umane del Politecnico di Milano e responsabile scientifico dell’Osservatorio Smart Working, che ha presentato i risultati della survey realizzata su 200 manager italiani, focalizzandosi su tre aspetti che insieme definiscono il profilo del cosiddetto “Smart Working”: l’organizzazione flessibile dello spazio e dell’orario di lavoro, il supporto dato dagli strumenti ICT e il cambiamento degli spazi fisici all’interno delle imprese, che in molti casi, fra cui Microsoft, è un ottimo punto di partenza per l’innovazione del lavoro. Personalmente ho sempre lavorato così o quasi, prima in Accenture con le postazioni di ufficio “prenotabili”, i “cubotti” per mettere la propria poca carta rimasta e tante risorse accessibili attraverso il portale intranet. Sempre da consulente, solo in lunghi progetti presso i clienti potevo aspirare ad avere una scrivania quasi fissa, comunque anche qui per motivi di spazio quando qualcuno era assente altri occupavano la postazione libera. In Microsoft, lavorando tra Torino e Milano, da subito ho imparato, anzi ho continuato ad avere le mie cose in spazi “virtuali” più che reali, anche se una scrivania assegnata fino al trasloco nella nuova sede di Peschiera Borromeo l’ho avuta. Successivamente tutte le postazioni e gli uffici sono diventati flessibili e assegnabili su prenotazione in base alle esigenze. Da sempre però Microsoft ha offerto ai dipendenti la linea Adsl veloce, la chiavetta internet e tutti gli strumenti, come la Unified Communication per essere reperibili ovunque e lavorare da casa. Quando ho creato Cloudea, utilizzando i servizi Cloud per la produttività di Office 365 la flessibilità dello spazio è diventata naturale e oggi tutti i documenti sono scannerizzati immediatamente all’arrivo e conservati su SharePoint Online accessibili ovunque. I colleghi, ma anche i collaboratori esterni, i clienti e alcuni fornitori sono integrati nella rete di comunicazione di Lync Online per cui le comunicazioni sono immediate e sicure. Skype viene anche utilizzato ma solo per le comunicazioni relative alla vita privata. Le caselle mail di Exchange online che mi seguono ovunque come i calendari ed i contatti condivisi con i colleghi permettono di essere disponibili immediatamente per i clienti anche quando viaggio. In pratica ho imparato a dividere gli luoghi di lavoro dal punto di vista della rumorosità dell’ambiente o della disponibilità di internet veloce per fare riunioni online, che sono giornaliere, piuttosto che per posizione fisica di ufficio. Quando serve utilizziamo un ufficio “in affitto” potenzialmente disponibile in qualsiasi città e se non ci sono visite da clienti o eventi a cui bisogna presenziare di persona, si lavora da casa. Cloudea è per nascita e scelta una società dove lo Smart Working è l’unico modo possibile di lavoro e devo dire che questo è apprezzato da tutti.

Intanto vedo intorno aziende che sono organizzate e lavorano con strumenti vecchi e modalità lontane, lamentando una produttività sempre più bassa e difficile da comparare con i concorrenti stranieri che sono tecnologicamente più attrezzati per lavorare con nuovi processi ed organizzazioni più efficienti. Ci sono troppi miti da distruggere per arrivare ad essere veramente efficienti ed efficaci lavorando in modo nuovo. Primo fra tutti “il tempo”; l’orario del lavoratore “smart” deve essere flessibile. Non tutti però lo possono essere, perché alcuni lavori legati alla produzione e quindi alle macchine, oppure quelli legati “al pubblico” devono avere la certezza dell’orario. Una buona parte di attività invece se si scollegano dai ritmi sincroni, ma utilizzano anche strumenti asincroni, come accessi alle informazioni in qualsiasi momento della giornata, e ovunque, possono diventare temporalmente flessibili. Il loro controllo, che ci deve essere deve però essere regolato da obiettivi e non dalla presenza in un luogo o online per un certo tempo. L’altra dimensione che deve essere considerata diversamente è lo spazio: con gli strumenti giusti lo spazio per i lavoratori delle informazioni, non esiste come vincolo.

In realtà non è cosi’ perché ci sono spazi idonei e connessi ed altri meno idonei e meno connessi online. Ci sono spazi per riunioni, per eventi o per concentrarsi, spazi comodi senza necessità di viaggi, e spazi scomodi ma necessari per stringere la mano a persone e guardarle negli occhi. Insomma il concetto di spazio diventa funzionale alla tipologia di lavoro o relazione che si vuole svolgere. Le aziende che hanno realizzato lo smart working hanno aumentato la produttività perché le persone avendo più servizi e flessibilità lavorano più serene, hanno ridotto alcuni costi e complessivamente poiché la tecnologia costa sempre meno degli spazi reali, risparmiato. E’ il segreto di pulcinella per essere competitivi oggi, ma allora perché molte aziende non hanno progetti di innovazione che vanno in questa direzione. Perché gli imprenditori per primi non lo applicano alla propria vita lavorativa e di conseguenza neanche la maggior parte dei manager di conseguenza non si sente la necessità di cambiare modo di lavorare in molte aziende, salvo poi lamentarsi del calo di produttività? Dall’osservatorio e dalla ricerca presentata al pomeriggio da Doxa si comprendono tutte le problematiche collegate. Per il momento gli esempi realizzati sono di grandi aziende: Tetrapack, Barilla tra i vincitori del premio del MIP.

In sintesi ogni cambiamento sulle persone è complesso e richiede molto lavoro di formazione che oggi nessuno viole affrontare essendo altre le urgenze. La ricerca dell’osservatorio ci svela i benefici realizzati da chi l’ha adottato ed i blocchi al cambiamento di chi invece non l’ha fatto. L’executive summary come sempre è accessibile tra qualche giorno gratuitamente da www.osservatori.net, ed il report completo per gli utenti premium abbonati. Gli strumenti per realizzare lo smart working lo trovate su www.cloudea.it e www.cloudea.net e noi siamo a disposizione per qualsiasi aiuto a realizzare i progetti di innovazione in tale direzione.