Progetti di collaborazione e policy per il Byod aziendale : il futuro delle aziende.

 

Per essere più produttivi, ed anche per avere maggior tempo disponibile e potersi adattare ad uno stile di vita che richiede sempre di più dinamicità ed equilibrio tra lavoro e vita privata, i dipendenti vogliono poter usare gli strumenti necessari in qualsiasi momento ed ovunque.

Tra il 2010 e il 2012 si è visto un incremento considerevole (+25%) del lavoro da casa e presso la sede del cliente. Una tecnologia valida in termini di collaborazione e Unified Communication non puo’ che giovare sia in termini di tempo che di produttività che di riduzione costi.

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Sovente, nelle nostre aziende, i reparti IT non sono in grado di sopperire a queste necessità in modo ottimale e quindi sempre più si sta diffondendo il Byod (Bring your Own Device) ovvero l’utilizzo dei propri smartphone, pc o tablet per lavorare. Infatti nella sola Europa (come risulta dall’ultimo rapporto di Forrester) il 63% dei dipendenti usa il proprio Smartphone, il 58% il proprio tablet ed il motivo principale consiste nel fatto che il 46% di loro non è soddisfatto della tecnologia fornita dall’azienda.

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Purtroppo vi è molta “deregulation” sui metodi di utilizzo che sulle policy. Percentuali esigue tra il 9 e il 15% rappresentano l’adozione di Policy su utilizzo di Smartphone e Tablet.

Diverse sono le problematiche per una corretta regolamentazione:

  • – Protezione dei dati aziendali
  • – Protocolli di accesso ad informazioni aziendali condivise e mail
  • – Controllo sugli strumenti e soprattutto app “mobile” utilizzate
  • – Unificazione a livello aziendale delle metodologie di utilizzo dei device per scopi aziendali
  • – Normative nazionali in termini di Privacy sull’utilizzo di dispositivi e applicazioni
  • – Licensing di prodotti e software
  • – Adozione di sistemi di collaborazione e comunicazione efficaci
  • – Monitoraggio devices in caso di furto/smarrimento

Per le imprese non è facile quantificare le soluzioni di “collaboration” e “UC&C” e non ultimo i problemi di prestazione della rete rappresentano un ostacolo all’estensione delle funzionalità.

Così negli ultimi tempi numerose aziende si dedicano allo sviluppo e all’implementazione di reti sicure, affidabili, federate. Si preoccupano della scelta di software di collaboration e Communication di indiscussa stabilità e sicurezza. Le aziende medio/piccole passano ai servizi Cloud come quelli di Microsoft Office 365 per non doversi sobbarcare inutili costi di hardware e maintenance interni. Le aziende che vogliono essere più competitive stanno anche analizzando ad uno ad uno i vari punti problematici della regolamentazione dell’uso del Byod e stanno cercando di porvi rimedio per favorire le condizioni lavorative dei dipendenti.

Sistemi di gestione collaborativa e di UC&C come quello di Microsoft (sono gli strumenti delle grandi aziende per tutti) permettono accesso controllato ai dati, sicurezza sugli stessi e soprattutto permettono di tenere traccia delle attività fatte dai dipendenti sia in termini di “utilizzo personale” che di “utilizzo lavorativo”, senza incorrere in problematiche relative alla privacy dei dipendenti.

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Molte aziende sono partite con l’adozione di soluzioni per la forza vendita e per la logistica in modo da poter quantificare in tempi brevi i vantaggi dell’adozione delle nuove metodologie che successivamente potranno essere estese ad altri comparti aziendali. L’adozione delle nuove tecnologie (cloud e app per mobile) deve garantire lo sviluppo dei nuovi canali di comunicazione trasversali e di intercomunicazione tra sistemi diversi. L’organizzazione deve essere capace di estendersi per ricevere informazioni e stimoli provenienti sempre più spesso da agenti esterni come anche dai business partners e dai clienti.

Creare spazi personalizzabili di lavoro, non importa se fisici o virtuali, per i propri dipendenti e l’adozione di strumenti efficaci sui propri device è e deve essere la nuova frontiera delle aziende del futuro.

Tutto ciò permetterà di sviluppare di più il reale valore di ogni singola persona non tanto con lo svolgimento di compiti ripetitivi, quanto con l’unicità dello specifico apporto umano in termini di apprendimento, scoperta , innovazione, collaborazione in team, attitudini di leadership. Tale valore costituirà il giusto contributo alla crescita di nuovi business e di aziende floride.

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Office 365, Google Apps e Dropbox: ecco cosa dicono i clienti

Da settembre ad oggi già un apio di clienti interessanti hanno migrato da Google App for Enterprise a Microsoft Office 365. Il fenomeno sta diventando diffuso e quando ho letto questo articolo 

Da Google Apps per Office 365: Perché la mia azienda abbandonato Google

ho pensato che anche i nostri clienti in effetti hanno delle motivazioni simili anche se non le hanno espresse cosi bene. Un nostro collaboratore che ha sempre utilizzato i servii di Google poi quando gli ho chiesto di “vendere” Google per aprirci un nuovo mercato mi ha detto che alle aziende preferisce “vendere” Office 365 perché avendo ora utilizzato entrambi, considera il primo più di integrazione e di servizi per il mondo Enterprise.

La sintesi della motivazione nel passaggio sta in questa affermazione che l’autore dell’articolo ha scritto molto bene: “ Google Apps non è una cattiva piattaforma a dire il vero. In realtà, è davvero buona. Ma ai miei occhi, quando si guardano entrambe le suite come la somma delle loro singole parti, come esperienza collettiva, Office 365 prende il sopravvento. “

Ecco il punto chiave. Se una azienda collabora solo con le email è difficile scegliere tra una e l’altra anche se ora Microsoft offre 50Gb di spazio di casella contro i 25Gb di Google. Se si vanno a vedere gli altri servizi come fa l’autore dell’articolo le cose cambiano. vediamo in sintesi perché:

Videocomunicazione: Lync è per il posto di lavoro, Hang Out è per gli amici

“Google limita i meeting 10 persone. Lync ci permette di massimo fuori a 250 partecipanti, quindi può essere usato anche per i webinar commerciali. Se poi si usa la Polycome cx 5000 come webcam con effetto roundtable la riunione diventa veramente un’ottima esperienza virtuale senza paragoni, che comete con Webex e Gotomeeting.” (immagine da technet)

Anche se Lync ha dei limiti ancora per il mondo Apple e per i sistemi operativi mobile non Microsoft, l’evoluzione del supporto è continua e presto i problemi si risolveranno. Unoltre Microsoft ha una chiara strategia di Unified Communication, cosa che Google non ha comunicato.

Sharepoint vs Google Drive.

Specifiche a parte, non abbiamo perso nessuna funzionalità nel passaggio a SharePoint L’utilizzo di SharePoint e SkyDrive Pro è migliore per nostra organizzazione ora, che sotto Google Apps precedentemente, per lo più, non essendoci più bisogno di destreggiarsi tra le quali file possono essere documenti di Office e quali devono essere Google Docs…”

Inoltre SharePoint ha tante funzionalità in più come: liste, wiki, blog, sondaggi, workflow di approvazione e personalizzati, reporting online etc… che lo rendono un vero portale intranet e non solo un gestionale dei documenti.

Un realtà se consideriamo la portabilità dei documenti su ogni device mobile il migliore strumento resta sempre DROPBOX secondo i nostri clienti  ma il suo costo in definitiva è superiore a SharePoint che da inclusi 25 Gb per utente che si sommano e 10 Gb per organizzazione condivisi + 500Mb ancora che si aggiungono per utente al pool. In pratica con 2,5€al mese solo per SharePoint non avete confronto di spazio con Dropbox.

Inoltre provate a modificare contemporaneamente un documento su Dropbox e su SharePoint. Anche qui Office 365 è nettamente superiore nella gestione dei conflitti ed inoltre permette volendo di modificare contemporaneamente il documento co Office web app. Strumento che possiede solo Microsoft.

Google e Office 365 e la piena conformità HIPAA per la  Sanità

“…Ho avuto la piena conformità HIPAA con Office 365, il primo giorno siamo andati in diretta, e non ho dovuto sacrificare SharePoint, Lync SkyDrive Pro, o uno qualsiasi degli altri benefici a valore aggiunto che vengono con l’ecosistema. Vedendo che Google Apps è presente sul mercato da oltre 3 anni più di Office 365, lo trovo assolutamente inaccettabile per Google a venire alla partita con una mano legata dietro la schiena, e alla fine a questo….”

Per il momento non aggiungerei altro salvo consigliare di leggere  l’articolo originale e seguire tutti gli Hyperlink presenti che vi portano ad altre digressioni interessantissime sul tema Google Apps verso Office 365.

Concludo citando la frase del manager di un cliente che ha appena migrato e che prima utilizzava Google Apps e Dropbox con soddisfazione, ma ha deciso perché apprezza l’integrazione dei servizi di Microsoft.

“… Google presenta una gestione del file server assolutamente inadeguato e pertanto avevamo deciso di passare in drobbox dove abbiamo utilizzato più volte la funzionalità recupero vecchie versioni per file cancellati inavvertitamente da ns utenti…”

Anche se rispetto a Dropbox il supporto per le piattaforme mobile deve essere migliorato. Come dico sempre ai clienti però Dropbox fa solo 1 cosa mentre Office 365 con lo stesso prezzo ne fa 100, dipende da cosa volete ….Sorriso

Cloud per PMI e Microimprese: dove sta il valore?

La somma di un atteggiamento culturale poco incline all’investimento in tecnologie e di una contingenza economica sfavorevole ha, nel corso degli ultimi anni, generato:
– fenomeni di riduzione, se non azzeramento per le aziende più piccole, degli investimenti in Ict;
– una rincorsa spasmodica al contenimento dei costi Ict;
– un generale invecchiamento del parco infrastrutturale e applicativo presente nelle Pmi italiane.
Peraltro, per quanto concerne la componente applicativa, gli stessi fornitori delle soluzioni, soprattutto le piccole software house locali, non riescono più a garantire gli stessi ritmi di investimento del passato in R&D per fare evolvere la loro offerta (multipiattaforma, multilingua, mobile, security, cloud, ecc.) e il business dei loro clienti.

Secondo ZeroUno tra i fattori frenanti nell’adozione delle nuove tecnologie per le PMI c’è la scarsa predisposizione agli investimenti in ICT perché guidata da motivi di efficientamento e non di business. L’ICT non è considerato strategico per aiutare un aumento di fatturato ma solo per ridurre i costi.

Nelle microimprese e tra i professionisti poi la situazione è ancora differente. Qui i servizi Cloud sono utilizzati, ma essi sono quelli gratuiti che offre la rete, Gmail, Skype etc…perché anche qui l’attenzione alla professionalità della comunicazione d’impresa è poca.

Come si può invertire questa tendenza?

Innanzitutto per avere risultati di innovazione a livello Europeo aiuterebbe un cambio generazionale alla guida delle PMI italiane con l’introduzione di giovani nati con la rete e comunque la chiarezza di offerta da parte degli operatori che permetta di comprendere i reali vantaggi dei servizi,

Un valore percepibile potrebbe essere la possibilità di inserire un appuntamento in calendario sul proprio Smartphone, immediatamente visibile da tutte le persone con cui collaboriamo, la dimensione della casella email da 50 Gb, la gestione con Office web dei documenti salvati online in 35Gb di spazio Cloud, il prezzo di partenza di 4,9€ al mese con Office 365 di Microsoft per tutti questi servizi professionali. Solo per questo essi dovrebbero vendersi da soli, invece vanno spiegati con dovizia di esempi e lasciano ancora dubbi tra i proprietari delle microimprese ed i professionisti.

Il loro valore non è ancora chiaro. La velocità con cui comunico con i clienti e riesco ad aumentare il business con strumenti professionali aiuterebbe, ma deve essere dimostrata. Resta un fatto: in Italia amiamo la mobilità e gli strumenti che ci permettono di essere connessi ovunque e lavorare con la massima flessibilità, soprattutto se siamo microimprese o professionisti, lavoriamo “si dice” al telefono. Allora Scegliamo questo modus operandi come valore principale dei servizi “Cloud se non ne vediamo altri.

La possibilità di lavorare con la massima flessibilità accedendo alle informazioni ed ai servizi professionali ovunque, dalla produttività alla contabilità e all’ufficio, senza bisogno di viaggiare per fare riunioni e gestire progetti.

Per fare questo ho 2 possibilità: affidarmi ai servizi pagati dalla pubblicità senza un chiaro livello di servizio o sicurezza oppure con pochi € usare quelli senza pubblicità personalizzati per noi. Come imprenditore non avrei dubbi sulla scelta.

Questo è il valore vero percepito dalle persone quando utilizzano i servizi Cloud, provate a leggere le testimonianze dei nostri clienti e chiedeteci come aumentare del 100% la vostra flessibilità di lavoro garantendovi la massima produttività.