Progetti di collaborazione e policy per il Byod aziendale : il futuro delle aziende.

 

Per essere più produttivi, ed anche per avere maggior tempo disponibile e potersi adattare ad uno stile di vita che richiede sempre di più dinamicità ed equilibrio tra lavoro e vita privata, i dipendenti vogliono poter usare gli strumenti necessari in qualsiasi momento ed ovunque.

Tra il 2010 e il 2012 si è visto un incremento considerevole (+25%) del lavoro da casa e presso la sede del cliente. Una tecnologia valida in termini di collaborazione e Unified Communication non puo’ che giovare sia in termini di tempo che di produttività che di riduzione costi.

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Sovente, nelle nostre aziende, i reparti IT non sono in grado di sopperire a queste necessità in modo ottimale e quindi sempre più si sta diffondendo il Byod (Bring your Own Device) ovvero l’utilizzo dei propri smartphone, pc o tablet per lavorare. Infatti nella sola Europa (come risulta dall’ultimo rapporto di Forrester) il 63% dei dipendenti usa il proprio Smartphone, il 58% il proprio tablet ed il motivo principale consiste nel fatto che il 46% di loro non è soddisfatto della tecnologia fornita dall’azienda.

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Purtroppo vi è molta “deregulation” sui metodi di utilizzo che sulle policy. Percentuali esigue tra il 9 e il 15% rappresentano l’adozione di Policy su utilizzo di Smartphone e Tablet.

Diverse sono le problematiche per una corretta regolamentazione:

  • – Protezione dei dati aziendali
  • – Protocolli di accesso ad informazioni aziendali condivise e mail
  • – Controllo sugli strumenti e soprattutto app “mobile” utilizzate
  • – Unificazione a livello aziendale delle metodologie di utilizzo dei device per scopi aziendali
  • – Normative nazionali in termini di Privacy sull’utilizzo di dispositivi e applicazioni
  • – Licensing di prodotti e software
  • – Adozione di sistemi di collaborazione e comunicazione efficaci
  • – Monitoraggio devices in caso di furto/smarrimento

Per le imprese non è facile quantificare le soluzioni di “collaboration” e “UC&C” e non ultimo i problemi di prestazione della rete rappresentano un ostacolo all’estensione delle funzionalità.

Così negli ultimi tempi numerose aziende si dedicano allo sviluppo e all’implementazione di reti sicure, affidabili, federate. Si preoccupano della scelta di software di collaboration e Communication di indiscussa stabilità e sicurezza. Le aziende medio/piccole passano ai servizi Cloud come quelli di Microsoft Office 365 per non doversi sobbarcare inutili costi di hardware e maintenance interni. Le aziende che vogliono essere più competitive stanno anche analizzando ad uno ad uno i vari punti problematici della regolamentazione dell’uso del Byod e stanno cercando di porvi rimedio per favorire le condizioni lavorative dei dipendenti.

Sistemi di gestione collaborativa e di UC&C come quello di Microsoft (sono gli strumenti delle grandi aziende per tutti) permettono accesso controllato ai dati, sicurezza sugli stessi e soprattutto permettono di tenere traccia delle attività fatte dai dipendenti sia in termini di “utilizzo personale” che di “utilizzo lavorativo”, senza incorrere in problematiche relative alla privacy dei dipendenti.

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Molte aziende sono partite con l’adozione di soluzioni per la forza vendita e per la logistica in modo da poter quantificare in tempi brevi i vantaggi dell’adozione delle nuove metodologie che successivamente potranno essere estese ad altri comparti aziendali. L’adozione delle nuove tecnologie (cloud e app per mobile) deve garantire lo sviluppo dei nuovi canali di comunicazione trasversali e di intercomunicazione tra sistemi diversi. L’organizzazione deve essere capace di estendersi per ricevere informazioni e stimoli provenienti sempre più spesso da agenti esterni come anche dai business partners e dai clienti.

Creare spazi personalizzabili di lavoro, non importa se fisici o virtuali, per i propri dipendenti e l’adozione di strumenti efficaci sui propri device è e deve essere la nuova frontiera delle aziende del futuro.

Tutto ciò permetterà di sviluppare di più il reale valore di ogni singola persona non tanto con lo svolgimento di compiti ripetitivi, quanto con l’unicità dello specifico apporto umano in termini di apprendimento, scoperta , innovazione, collaborazione in team, attitudini di leadership. Tale valore costituirà il giusto contributo alla crescita di nuovi business e di aziende floride.

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