Google sites e sharepoint online

Continua la serie di miti da sfatare. Questa volta parliamo delle possibilità che ci offrono le Google Apps e  Office 365 di fare siti web, e di condividere le informazioni, i documenti, attraverso la costruzione di  Intranet ed Extranet.

Sites di Google e Sites di Office 365 nascono con lo stesso obiettivo: permettere attraverso un sistema di APP la creazione di pagine web e siti per la condivisione delle informazioni e per la pubblicazione. Google Sites permette di fare siti pubblici molto interessanti con semplicità, e anche con SharePoint Online che offre 5 Gb di spazio web per il sito pubblico.

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Un esempio come quello a lato può essere realizzato con SharePoint Online agendo sui template standard, con personalizzazioni e competenze di programmazione, ma non è sempre necessario.

Il sito web poi è il principale obiettivo di chi usa le piattaforma sites, ma il desiderio di lavorare con servizi evoluti di collaborazione sui documenti aziendali è prevalente.

Google Sites usa tutte le App disponibili nella piattaforma a completamento dei servizi delle pagine web create e lo stesso fa SharePoint Online che ha le sue App e un sistema di App Catalog che permette di pubblicare le proprie. imageAlcune parti di servizio Enterprise come i workflow e tutte le impostazioni avanzate che ha SharePoint Online non sono però presenti nel mondo Google, mentre ci sono integrazioni a pagamento fatte da terze parti, che non coprono comunque la complessità dello strumento messo nel Cloud da Microsoft in Office 365.

Microsoft SharePoint infatti è sempre stato un prodotto Enterprise di cui solo la licenza server costa più di 5.000€ e impone una infrastruttura complessa per la installazione on premise e competenze specialistiche per gestione. Roba da grandi aziende insomma, ed infatti le maggiori aziende italiane e mondiali lo utilizzano come portale Intranet ed Extranet per i loro business. Ferrari ci ha pure fatto il sito web come pure tutto il gruppo Fiat. SharePoint Online che è la versione Cloud che corrisponde alla licenza standard (a pagamento) di questo strumento Enterprise ed  è messo a disposizione a 30€ anno per utente dentro Office 365 o nelle Suites a partire da 49,2 € anno con Exchange e Lync Online. Google Sites è la stessa piattaforma “consumer” gratuita che permette alle persone di fare il proprio sito web nel mondo Google, integrata nei servizi di Google App for Business a 40 € anno per utente complessivamente.

SharePoint Online Permette di sviluppare servizi e applicazioni intranet completi di workflow e con il sistema di App dei partner  di Microsoft di gestire in modo semplice ed efficace i le necessità di ogni dimensione azienda. Google Sites è per le aziende che voglio avere uno strumento semplice e simile a quello che già utilizzano al di fuori del business.  Google Sites  sono nati per fare fare siti web pubblici e hanno App interessanti ma spesso esterne ed a pagamento, sviluppate da partner. Con i template e le App di SharePoint Online nativi invece spesso non è necessario acquistare altro, ma solo configurare, senza interventi di programmazione i siti secondo le proprie necessità. Nonostante la completezza, una volta capita la logica, anche grazie all’aiuto dei nostri corsi sviluppati per “non tecnici” molte persone e professionisti hanno imparato ad usare da soli SharePoint Online per svolgere le proprie attività aziendali con lo stesso processo di apprendimento usato per Office. Oggi risparmiano realizzando processi informativi e collaborativi senza necessità di pagare tecnici e programmatori e con risultati anche superiori.

QUI trovate il video del webinar “Mai dire Cloud” dove si vedono a confronto i due servizi Cloud.

Google Apps e Office 365: gestire i documenti nel cloud

Uno dei miti più difficili da sfatare relativamente a Office nel Cloud è che Google offre una valida alternativa a Microsoft Office a basso costo. Noi siamo andati a fondo su questo tema per capire se è vero.

In effetti le aziende sono sempre alla ricerca di nuovi modi per risparmiare e avere degli strumenti più o meno validi per gestire i documenti. Lasciando da parte Open Office che con la rivoluzione Cloud  è diventato obsoleto, Google Drive e Google Docs offrono in parte una  alternativa a Microsoft Office tradizionale, soprattutto se si vuole solo risparmiare, ma se andiamo sul Cloud di Microsoft e confrontiamo Google apps a Office 365, lo scenario cambia completamente. Innanzitutto Onedrive pubblico di Microsoft che tutti possono avere gratuitamente include un Office Online gratuito con cui posso modificare i documenti esattamente come Google Drive gratuito ed ha oggi 7 Gb di spazio documentale incluso, contro i 2 di Dropbox e i 5 di Google Drive.

Parlando di Aziende però il confronto è con Google Enterprise che costa 40€ all’anno per utente, con la possibilità di avere la email, la gestione online dei documenti e la possibilità di modificarli ovunque con Google Docs. E’ necessario per utilizzare le funzionalità di Google Docs convertire i documenti al suo formato, e questo in un mondo dominato del più efficiente format Open XML  di Microsoft, crea non pochi disguidi. Lo spazio incluso nel prezzo resta è di 30 Gb, ma comprende documenti ed email.

Microsoft per le aziende mette a disposizione, da Luglio 2014, 1 Tb di spazio documentale incluso nella sottoscrizione a Office 365 che può partire da 49,2€ l’anno, offerta per PMI fino a 25 utenti che include Office online. L’offerta equivalente per qualsiasi dimensione di impresa costa appena 78€, ma ha completa integrazione con le directory aziendali e single sign on, oltre ad un cruscotto di amministrazione completo ed Enterprise.

Valutando il rapporto Qualità/Prezzo non vediamo motivi economici per scegliere Google Docs vs. Office 365 al momento.

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Il tema chiave su cui ci siamo concentrati è l’impatto dell’approccio Cloud al Mobile Office, che queste tecnologie abilitano. Riteniamo che le aziende, che adottano questo strumento Office 365, raggiungano obiettivi di flessibilità ed efficienza nel lavoro superiori a quelli presenti nelle aziende che hanno adottato gli stessi servizi “on premise”

Abbiamo rilevato anche  delle differenze sostanziali tra Office Online di Microsoft e Google Docs, che diminuiscono la produttività delle persone che devono convertire il formato dei documenti. I documenti salvati su dropbox invece dagli strumenti con Office Mobile non possono essere aperti in modifica ma solo in visualizzazione, e non funziona la modifica contemporanea come con Office Online o Mobile e con Google Docs.  Avendo testato tutte le piattaforme riteniamo che solo Office Online di Microsoft permette una esperienza utente coerente in un ambiente dominato dai documenti in formato Microsoft.

Per il prezzo poi se si vuole una scelta equilibrata con la qualità il differenziale di prezzo non giustifica il nessun caso l’utilizzo di strumenti diversi da Microsoft per la produttività nel Cloud e sui device mobili.

Qui ci sono degli esempi di errori di formattazione su Google Docs rispetto a Office 365 e qui il webinar “Mai dire Cloud” nella parte in cui si parla di Google docs e Office 365.