Un grande successo di Office 365: MICROSOFT TEAMS

Qualcuno si sarà accorto che Microsoft sta dismettendo Skype per Business, migrando i clienti di Office 365 su Teams. In realtà Teams è molto di più di un sistema di comunicazione per riunioni online.

Teams è il nuovo strumento di Microsoft che permette di utilizzare in modo efficace tanti servizi cloud presenti oggi su internet, sia di Office 365 sia di altri operatori, per il proprio gruppo di lavoro. Teams è unico nel panorama dei servizi cloud e attraverso la sua consolle aiuta gli utilizzatori a stare sempre in contatto con il proprio ufficio o progetto, condividendo documenti, idee, riunioni, note, decisioni etc.… Come tutti gli altri servizi di Office 365 è accessibile con semplice Browser, al PC, MAC, o tablet e smartphone. Negli ultimi mesi sì ci stanno chiedendo tantissime formazioni su Teams. Noi abbiamo cominciato ad utilizzarlo dallo scorso anno e da subito abbiamo visto i benefici perché ci permette di tenere sotto controllo tutti i progetti come clienti pianificare le attività sia per i nostri collaboratori sia per i clienti e condividere velocemente tutti i documenti se progetto. In realtà può essere utilizzato anche per attività di ufficio quando è necessario lavorare insieme ai colleghi sia su progetti interni se nella condivisione continua dei documenti. Recentemente con i clienti stiamo valutando e testando delle modalità di utilizzare il Teams assolutamente nuove come ad esempio un commercialista che sta creando per i propri clienti tutte le aree di lavoro condivise in cui caricare i documenti oppure una società di Outplacement che sta gestendo la comunicazione con i propri clienti la comunicazione esterna attraverso Teams. Inoltre, una società di costruzioni edili sta gestendo la comunicazione con i cantieri attraverso Teams. Una volta imparato ad utilizzarlo gli scopi per cui si può trattare sono molteplici questo ci permette tranquillamente di dire che teams è in questo momento lo strumento più innovativo presente del modo Microsoft e non solo perché è l’unico che riorienta tutte le attività veramente sul gruppo di lavoro o di progetto.

In questo blog darò alcune informazioni su come iniziare ad usarlo.

Accedere a Microsoft Teams è semplice ed immediato. Puoi cominciare con le credenziali della posta elettronica entrando nel tuo portale online di Office 365 (https://portal.office.com) e scegliendo Teams tra le apps disponibili. Per accedere:

  1. Apri il Browser e usa l’indirizzo Web fornito dal tuo amministratore
  2. Inserisci le tue credenziali

    Clicca su accedi

Oppure, apri il Browser, accedi a Office 365 e seleziona OneDrive dall’icona di avvio delle app.

La prima cosa che ti chiederà è di scaricare sul PC o MAC l’app per lavorare dalla consolle più efficace che si avvia da sola. Una volta scaricata tutto il lavoro che farai con essa sarà sempre disponibile web o su qualsiasi dispositivo in sincronizzazione immediata. Se si vorrà lavorare in mobilità su può scaricare l’app dal proprio store di riferimento sul tablet o sullo smartphone e accedervi sempre con le stesse credenziali di posta elettronica.

All’avvio dell’App di Teams sul PC o MAC la prima cosa che chiederà se è la prima volta è, di creare un team per cominciare a condividere. Quando si crea un Teams bisogna avere inserire:

-il nome del team

-definire se è un gruppo privato o pubblico

-chi sono i proprietari e chi sono i membri del gruppo

Gruppo privato o gruppo pubblico? Privati sono la maggior parte dei gruppi personali che nascono per lavorare u un progetto, in un ufficio specifico o su attività estemporanee di collaborazione con persone interne o esterne all’organizzazione. I membri del gruppo privato sono invitati dai proprietari e nessuno al di fuori di loro conosce l’esistenza del team. Quando sono invitati ed accettano tute le informazioni del gruppo appaiono automaticamente nella propria consolle di Teams. I membri possono fare tutto tranne invitare altri membri.

Un gruppo pubblico invece appare nella lista dei gruppi dell’organizzazione e chiunque può chiedere di farne parte, sono gruppi di discussione su argomenti pubblici ed il moderatore decide di accettare o meno la candidatura.

Queste ed altre opzioni sono anche definibili a livello di base dal pannello di controllo di amministrazione di Teams a livello aziendale.

Una volta scelto il tipo di gruppo si definiscono i membri inserendo i loro indirizzi a cui il servizio invierà una e-mail. La possibilità di inserire indirizzi esterni all’organizzazione è decisa dall’amministratore di Office 365.

Una volta creato il primo team avrete notato che il sistema crea automaticamente il primo canale del team che si chiama “Generale”. Per Teams i canali sono come delle cartelle di lavoro separate che tutto il team può vedere, ma aiutano a suddividere gli argomenti del lavoro di gruppo. Quindi se con lo stesso gruppo di lavoro ho diversi progetti o attività posso creare canali differenti ma se voglio che qualcuno veda solo alcune informazioni dovrò creare un nuovo team dove escluderò le persone con cui non voglio condividere tali informazioni. I canali possiedono delle schede di lavoro che sono le applicazioni che sceglierò di condividere con il team nel canale specifico. Quando nascono tutti i canali hanno già di base un’area “conversazione”, un area “file” ed un’area “wiki” se l’amministratore ha lasciato queste opzioni. Nella conversazione, che è come una timeline, vedrò tutto quello che succede nel team, e potrò scrivere a tutti con la chat persistente, nell’area file vedrò i file e le cartelle condivise con il team, le pagine wiki permettono di scrivere e organizzare velocemente note utili al team direttamente sul web.

Se scelgo di aprire altri argomenti di lavoro oltre al generale con TASTO DESTRO sul nome del team nella consolle si pare il menò di gestione e con l’opzione crea canale posso crearne di nuovi.

All’interno di ogni canale ci sono i servizi dedicati al gruppo di lavoro per quel canale e ognuno può aggiungerne di nuovi se è autorizzato. Con il “+” si accede ad una lista di app che sono parte di Office 365 o servizi esterni. Tutte queste app sono accessibili direttamente da dentro Teams con connettori che Microsoft ha creato appositamente per semplificare lo scambio di informazioni tra i membri del gruppo. Troviamo connettori con SharePoint, Planner, Forms ma anche con Trello, o Dropbox e Google Drive, per integrare anche cartelle di lavoro documentali esterne o altri servizi non Microsoft. Questo permette di focalizzare l’attenzione del gruppo sui documenti sulle informazioni rilevanti per ogni canale prescindendo dall’origine di queste informazioni.

Con Teams hai tanti strumenti per stare sempre in contatto con il tuo gruppo di lavoro:

  • una chat persistente (timeline)
  • un instant messaging con presenza
  • le riunioni online e l’organizzazione delle riunioni on site
  • le notifiche che arrivano sul pc o sullo smartphone (se attivate)
  • Le riunioni online registrate sui canali

     

È possibile scrivendo sulla chat informare il team delle ultime attività svolte, tuttavia tutte le attività come riunioni i file caricati ed altre attività sui canali ed attraverso le schede applicative sono tracciate automaticamente dalla timeline che viene visualizzata nella chat, cosicché se anche ti perdi una settimana di lavoro potrai recuperare velocemente scorrendo attentamente queste informazioni e vedendo i video delle riunioni registrate e salvate sul canale che ti interessa.

Per aumentare l’efficacia della collaborazione Teams permette di organizzare riunioni online programmate con i propri gruppi di lavoro. Per farlo vai nel pannello “calendario” dai tab in alto sulla sinistra e in fondo a sinistra “pianifica una riunione”

Da qui è possibile scegliere la data e l’ora della riunione, e tutte le persone del team riceveranno automaticamente una e-mail con il link per partecipare alla riunione. Una volta accettato l’invito la mail viene cancellata automaticamente e l’appuntamento è fissato nel calendario di Outlook e di Teams. Qualche minuto prima dell’inizio della riunione programmata è sufficiente andare sul calendario di Teams o di Outlook anche dal Tablet e dallo Smartphone e cliccare su “Partecipa a riunione Teams” per partecipare. L’organizzatore una volta entrato, dovrà ammettere le persone esterne che sono in sala di attesa.

Quando entro in una riunione online con Teams ho una serie di attività che mi permettono di eseguire in modo efficace la riunione e queste sono accessibili in parte da pulsanti che appaiono quando sono nella consolle della riunione, nell’area centrale verso il basso come “attiva/disattiva la webcam, “attiva/disattiva il microfono”,

“condividi”, “altre opzioni” tra cui registra… etc.…

In alto sulla destra invece ho altre attività legate alla gestione esterna della riunione, come: “tutto schermo”, “elenco partecipanti / Invita nuovi”, “Chatta con i partecipanti”, “scrivi note condivise”, “imposta il microfono e la webcam” È buona regola registrare, avvertendo prima i partecipanti, la riunione se si vuole aggiornare in modo efficace tutte le persone del team che non hanno potuto partecipare. Quando si organizza una riunione con Teams viene richiesto opzionale il canale in cui si vuole mettere la registrazione della riunione, di base se non scelgo niente viene messa sul canale “generale”. Nella timeline della conversazione del canale tutti membri del team potranno rivedere la registrazione della riunione alla fine di essa, dopo la sua conversione.

Il modo migliore per utilizzare Teams dipende dalla propria attività prevalente tuttavia è possibile identificare alcune modalità per essere produttivi con Teams. Prima di tutto installarlo sul PC e su tutti i dispositivi che si utilizzano per averlo a disposizione ovunque, in qualsiasi momento. Quindi lasciare che si avvii automaticamente con il PC e tenerlo aperto per tutta la giornata come Outlook. Aprire un team differente per gli uffici o i progetti a cui partecipano persone differenti. Aprire un canale differente per progetti eseguiti con lo stesso team.

Creare una configurazione efficace e preferita per la gestione delle attività del progetto / team, ad esempio inserire in tutti i canali sempre Planner per pianificare le attività. Comunicare con tutto il gruppo attraverso la conversazione, organizzare riunioni e registrarle sui canali di riferimento. Gestire tutto il proprio lavoro il più possibile in Teams aggiungendo le aree documentali che servono sia interne che esterne all’organizzazione.

 

E’ anche necessario abilitare dal pannello di controllo dell’amministrazione di Teams l’accesso ospite così sarà possibile per tutti gli utenti invitare nei gruppi di lavoro Teams le persone esterne all’organizzazione, cioè quelle che hanno un dominio differente nell’indirizzo e-mail e non hanno la licenza di Office 365. Una volta invitate queste persone ricevono una e-mail con link a Teams, da cui cliccando su quel link attivano una procedura automatica che permetterà al loro indirizzo e-mail di diventare un live-id Microsoft, ricevendo un codice per il primo accesso, e successivamente introducendo una password nuova per accedere a Teams. Anche su Smartphone o Tablet loro potranno scaricare l’app gratuita dallo store di riferimento mentre da PC o Mac lavoreranno via web. Una delle funzionalità che manca ancora delle riunioni via web e la possibilità di ricevere il controllo del desktop dell’interlocutore, tuttavia la condivisione dello schermo funziona perfettamente.

I file che utilizza il gruppo di lavoro sono suddivisi in “canali” che sono come delle cartelle. Infatti, aggiungendo ad un canale specifico o a quello generale del team la scheda SharePoint / Pagina iniziale è possibile visualizzare la pagina web creata automaticamente su SharePoint per gestire altre informazioni utili per il Team e vedere nella Raccolta Documentale della pagina, attraverso “visualizza tutto” sull’area documenti quali sono le cartelle a disposizione. Si vede che esse hanno gli stessi nome dei canali infatti ogni canale del Team crea una cartella su SharePoint nella raccolta documenti creata per il team. Quindi è possibile gestire i documenti del Team anche attraverso SharePoint utilizzando la funzionalità di sincronizzazione che permette di creare una cartella con il nome del Team e con le cartelle / canali direttamente sul PC. Un altro modo semplice per andare direttamente all’area documenti di SharePoint è cliccare “Apri file in SharePoint” dalla scheda “file” del canale, si va così a visualizzare online il contenuto della cartella ove è situato quel file.

Per condividere i file con il gruppo di lavoro è sufficiente caricare questi file dell’area file del canale; attraverso questo caricamento il file è nel cloud e quindi con un semplice collegamento, come già faccio con i documenti su OneDrive, posso inviare abilitare chiunque o persone della mia organizzazione o specifiche a lavorare con me sul file al di fuori del team, mentre per quelli che fanno parte del gruppo di lavoro i documenti caricati sono automaticamente disponibili in modifica, a meno di una restrizione specifica di autorizzazione che devo fare direttamente dalla gestione delle autorizzazioni di SharePoint.

Grazie a queste ed altre funzionalità distintive Teams è, per quello che stiamo vedendo uno strumento pervasivo che si sta diffondendo nelle organizzazioni di ogni dimensione e grazie ad esso abbiamo l’opportunità di cambiare, con la nostra formazione e consulenza, il livello di produttività e efficacia della collaborazione, dei nostri fortunati clienti.