Il nostro percorso di adozione digitale

Una delle cose più difficili, quando si affronta un progetto di trasformazione digitale, è quella di realizzare il vero cambiamento, nel comportamento giornaliero delle persone.

Microsoft, a tale riguardo, ha studiato una metodologia che si applica bene a Office 365; tuttavia, alcune aziende continuano a sottovalutare la formazione e ancora di più il percorso personalizzato di cambiamento, che stiamo proponendo. Altre però hanno scelto con noi un percorso che ha permesso loro di realizzare in poco tempo gli obiettivi di cambiamento che desideravano con l’introduzione delle nuove tecnologie, cioè fare in modo che le persone siano più efficaci e produttive nel loro comportamento giornaliero al lavoro. Come abbiamo fatto insieme?

La chiave è. Considerare la collaborazione come un vero e proprio processo aziendale strategico che viene cambiato con l’introduzione di nuovi strumenti come Teams, OneDrive e SharePoint ad esempio oppure con l’automazione della Power Platform, ed in generale tutte le APP di Microsoft 365.

L’unico modo efficace per fare questo è adottare la metodologia di “Change Management” proposta da Microsoft stessa, che passa attraverso tre fasi fondamentali. La prima si chiama Envision e permette di visualizzare il cambiamento realizzato dopo avere scelto gli obiettivi di business alla base dell’introduzione delle nuove tecnologie di collaborazione. In questa fare sono coinvolti i decisori non sono dell’area ICT, ma anche di HR, Marketing e Comunicazione interna e alcune aree di Business sensibili. Si decidono i percorsi formativi in base alla raccolta dei casi d’uso reali, dei processi di business e dell’organizzazione aziendale. Si decidono gli strumenti della formazione (FAD, E.learning e raramente in aula) e le tempistiche che devono essere collegate agli piani di migrazione tecnologica. Non ultima la definizione in questa fase della governance dei dati che impatterà successivamente sulla proliferazione controllata di informazioni utente gestite dalla piattaforma e sulla loro efficacia.

Successivamente c’è la fase denominata da Microsoft Onboarding che è quella che tradizionalmente si chiamava “formazione” che nel nuovo modello include una preparazione personalizzata degli argomenti soggetti formazione legati all’analisi dei casi d’uso fatta durante L’Envision. In pratica la formazione viene ampiamente collegata al cambiamento del comportamento delle persone e viene spiegato che: se fino a ieri alcuni processi di collaborazione si eseguivano in un certo modo, con la nuova piattaforma di Microsoft 365 si dovrà agire in modo diverso. Questo permette, avendo quantificato anche i vantaggi che l’azienda, realizza con il cambiamento, di accelerare la volontà delle persone di adottare i nuovi strumenti.

Dopo questa fase che può durare anche mesi dipendendo dal numero di persone che devono adottare i nuovi processi di collaborazione, si passa alla fase di Drive Value in cui attraverso la misurazione dell’effettivo cambiamento effettivo si adottano le azioni di miglioramento che possono essere: assistenza personalizzata oppure rinforzo di formazione nelle aree in cui non c’è stato un cambiamento aspettato.

Approcciando il progetto di adozione di Microsoft 365 in questo modo abbiamo realizzato capacità di innovazione nel modo di lavorare delle persone che hanno reso più efficiente ed efficace il lavoro giornaliero co notevoli risparmi di tempo e aumento della produttività in tutti i processi aziendali. La difficoltà di introdurre questa tipologia di progetti nelle aziende nasce purtroppo dalla percezione di Microsoft 365 come una semplice evoluzione della posta elettronica e dell’Office in cloud con l’introduzione della videocomunicazione personale, già ampiamente utilizzati con vari strumenti durante i vari periodi di lavoro remoto. Questa tendenza a sottovalutare l’impatto della piattaforma di collaborazione di Microsoft è dimostrata anche dalla semplicità d’uso di alcuni strumenti; tuttavia, le aziende che hanno pianificato obiettivi di automazione importanti dei processi di collaborazione non possono esimersi dall’utilizzare la metodologia sopra descritta.

Rispondi

Inserisci i tuoi dati qui sotto o clicca su un'icona per effettuare l'accesso:

Logo di WordPress.com

Stai commentando usando il tuo account WordPress.com. Chiudi sessione /  Modifica )

Google photo

Stai commentando usando il tuo account Google. Chiudi sessione /  Modifica )

Foto Twitter

Stai commentando usando il tuo account Twitter. Chiudi sessione /  Modifica )

Foto di Facebook

Stai commentando usando il tuo account Facebook. Chiudi sessione /  Modifica )

Connessione a %s...