Quando torno (…dalle vacanze) sarò più produttivo…

La produttività propria e dell’organizzazione di cui si fa parte sono importanti. Mai come oggi è cruciale per restare nel mercato che evolve velocemente ritagliarsi del tempo per inventare, creare, trovare nuove soluzioni a vecchi problemi e migliorare il proprio lavoro.

Come facciamo a cambiare le abitudini per essere più produttivi? Prima di tutto bisogna capire cosa è il tempo e qual è il modo più efficace raggiungere i propri obiettivi.

Diamo per scontato che gli obiettivi siamo chiari e siano quelli “giusti” per noi, poiché se andiamo veloci nella direzione sbagliata raggiungeremo prima il fallimento, ovviamente.

Fatta questa doverosa premessa posso considerare IL TEMPO come “un contenitore limitato
che viene riempito da un certo numero di attività, che a loro volta richiedono un tempo specifico e che naturalmente lo esauriscono.

Quello che dobbiamo imparare quindi non è la gestione del tempo ma la gestione delle prorità delle nostre attività con cui riempiamo il contenitore tempo!

Altra cosa da sapere, è che il nostro cervello lavora per cicli, ed è più efficace se i cicli sono aperti, gestiti e poi chiusi. Ogni interruzione porta inefficienza. E’ noto che dopo una interruzione: alert, messaggio, telefonata, etc… per riprendere la concentrazione ci vogliono dagli 8 ai 20 minuti. Inoltre i cicli aperti ci creano dei flussi di pensiero che occupano il cervello e non ci fanno sentire sereni, nell’eseguire con efficienza le attività.

Partendo da queste conoscenze, diventa ovvio gestire i cicli in modo efficace interrompendoli consapevolmente e “scaricare la testa” quando si passa da un ambito all’altro della nostra vita, usando le liste delle attività da fare. Bisogna, inoltre, imparare a non pre-occuparsi, ma occuparsi o non occuparsi consapevolmente, solamente delle cose che sono sotto il nostro controllo.

Fatte queste premesse, aggiungiamo che esistono molte tecniche per la gestione delle PRIORITA’ una delle quali è quella dei 4 quadranti o di Eisenhower / Covey. Tale metodo viene spiegato in varie pubblicazioni online.

Una volta gestite le priorità si impara a pianificare anche con strumenti informatici come Outlook il quadrante 2 (del metodo Eisenhower / Covey ) e, così facendo si arriva all’utilizzo efficace del calendario.

Utilizzare un buon strumento per gestire il calendario, ad esempio Exchange di Office 365 che con Outlook permette di condividere la visualizzazione delle ore libere con i colleghi aumenta notevolmente la produttività, tuttavia molte aziende non hanno adottato strumenti professionali per la gestione dei calendari e perdono molto tempo a capire chi è libero o occupato durante la giornata.

Quando una attività con la giusta importanza, è pianificata con sufficiente anticipo da non diventare urgente, essa può essere eseguita con la cura necessaria. A questo punto il proprio tempo fluisce da una attività ad un’altra con la disciplina che richiede la gestione dei cicli di pensiero, e con l’azzeramento delle distrazioni durante la sua esecuzione.

Le urgenze vere saranno gestite con la sospensione dei cicli e la chiusura dell’urgenza per riprendere il ciclo sospeso, e questo modi di agire permetterà di essere molto efficienti nella propria giornata di lavoro e nella vita al fine di raggiungere con efficacia i propri obiettivi.

Un bel libro a riguardo è “Succesful Time Management” di Patrick Forsyth.

I nostri corsi di “Gestione del tempo con Outlook di Office 365” insegnano ad usare in modo efficace il calendario ed i promemoria anche con e l’app ToDo di Microsoft, che da sempre è leader nella produttività individuale e delle organizzazioni.

Partendo dal metodo dei 4 quadranti abbiamo sperimentato “Planner” di Office 365 che con i contenitori simula egregiamente il metodo nel suo complesso, e utilizzato Outlook per gestire il quadrante 2 in modo efficace.

Mestre molti pensano ad Outlook come un gestore delle e-mail e lo paragonano ad altri strumenti, noi abbiamo compreso che esso è il migliore strumento integrato per la gestione del tempo se utilizzato con il server Exchange Online di Office 365, come fanno le grandi aziende.

Noi crediamo che tante piccole aziende dovrebbero acquisire strumenti professionali e imparare ad usarli bene invece di accontentarsi degli strumenti gratuiti per poi lamentarsi di non avere mai abbastanza tempo e vivere continuamente nell’urgenza.

Ognuno può diventare padrone del proprio tempo se usa metodi e tecnologie giuste.

 

 

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