A proposito di risorse limitatissime: IL TEMPO

Oggi parliamo di tempo. Risorsa limitatissima! Anche l’energia lo è attualmente, tuttavia il tempo è davvero finito mentre i modi per ricavare energia sono diversi e potenzialmente potrebbero soddisfare le esigenze della nostra terra super popolata se non ci fossero disfunzioni economiche ed ingiustizie sociali. Ma torniamo al tempo. Esso è uguale per tutti, eppure qualcuno vive in emergenza mentre altri sono più sereni e, ottenendo gli stessi risultati, vivono la vita in modo più tranquillo. Come mai?

Nel nostro corso “La gestione del tempo”
abbiamo provato a capire meglio come, con l’aiuto degli strumenti informatici a disposizione, ed in particolare quelli di Microsoft 365, sia possibile vivere il proprio tempo in modo organizzato e senza affanni.

Ci sono molte strategie per la gestione del proprio tempo, ma prima di tutto bisogna capire cosa esso sia:

“…Il tempo e’ un contenitore che inizia, finisce e viene occupato da un certo numero di attività che a loro volta richiedono un tempo specifico e che naturalmente lo esauriscono…”

Organizzarsi bene fa la differenza fra ottenere i risultati che desideriamo con soddisfazione ed una ottimizzazione dell’impiego di energia, oppure ottenere i risultati in maniera approssimativa e faticosa o non ottenere risultati per lo meno non nel modo atteso. Abbiamo incontrato persone più o meno organizzate e più o meno consapevoli del tempo.

Bisogna prima di tutto essere consapevoli che “il tempo non deve essere gestito, esso è FISSO e IMMUTABILE”, quello che dobbiamo imparare a gestire sono è “le giuste priorità alle attività con cui riempiamo il nostro tempo limitato“. Ci aiutano tante strategie che ci hanno tramandato, “il tempo è denaro, il tempo è vita, non sprecare il tempo etc…”; tra queste noi abbiamo scelto il metodo dei 4 quadranti di Eisenhower/Covey.

Questo è un ottimo metodo per definire le giuste priorità perché ci insegna che le urgenze in realtà sono veramente poche.

La maggior parte delle volte è la nostra disorganizzazione che crea le urgenze, perché andiamo in ritardo nelle attività.

Devono essere correttamente pianificate, per questo metodo le attività importanti, cioè quelle che ci permettono di raggiungere più velocemente i nostri obiettivi.

Prima di tutto dobbiamo focalizzare bene gli obiettivi che vogliamo raggiungere, e solo successivamente pianificare le attività giuste, che ci aiuteranno a ottenere risultati nella direzione che abbiamo scelto.

Molte persone, non avendo obiettivi chiari, sprecano il loro tempo riempendolo di attività inutili o peggio, sono occupatissimi in tante attività che vanno nella direzione opposta a quella che desiderano, e si lamentano continuamente di “non avere tempo”.

Diamo la colpa al tempo, mentre dovremmo dare la colpa alla nostra mancanza di disciplina.

Anche imparando a gestire bene le nostre attività, tuttavia, quando interagiamo con altre persone, in parte subiamo la loro gestione della vita e del lavoro, quindi a volte è questa interazione che dobbiamo imparare a gestire. Se altri sono disorganizzati, implicitamente ci creano urgenze che noi non avremmo voluto, tuttavia le tecniche di comunicazione assertiva ci aiutano a gestire anche queste situazioni.

Imparare a dire il “NO” positivo (consiglio di leggere il libro che lo spiega) aiuta a controllare il flusso delle attività che ci porta ai nostri obiettivi senza subire troppo ingerenze degli obiettivi degli altri.

In una organizzazione, se sono chiari gli obiettivi, e tutti danno le corrette priorità, essi si raggiungono con poco sforzo, mentre se le persone non sono allineate con le scelte aziendali e ognuno lavora per i propri risultati personali o peggio senza scopo, non ci si sposta in una direzione perché si crea entropia, e si ha la sensazione che ad un passo in avanti
corrisponda un passo indietro.

Nonostante ciò, in queste organizzazioni tutti sono affannati e lavorano in urgenza, apparentemente tutti occupati in cose importanti… purtroppo senza risultati.

Un’altra tecnica che aiuta ad ottenere risultati nel tempo pianificato è la “delega”. Imparare a delegare alle persone giuste e soprattutto avere fiducia nelle persone a cui si delegano compiti, fa risparmiare molto tempo; invece, essere maniaci del controllo e voler fare tutto da soli ci carica di attività inutili.

Le attività meno sensibili devono essere delegate, quelle veramente importanti dobbiamo farle noi. Un semplice trucco e conoscere bene il tempo che ogni attività impegnerà ed eseguire subito quelle che durano poco, ma hanno alto valore per i nostri risultati, quindi pianificare e/o delegare in ordine di priorità le altre. Successivamente eseguire ciò che si è pianificato per sé e controllare l’esecuzione delle deleghe senza essere pressanti, anche con l’aiuto del calendario. Eseguire le attività che ci siamo assegnati ed abbiamo messo nel nostro calendario (sia lavorative che relative alla vita privata) senza indugi e senza rimandare richiede disciplina e l’attitudine a fare sempre ciò che “deve essere fatto”, senza privilegiare ciò che piace.

Dopo che è stato impostato bene, il calendario scandisce le proprie giornate e l’orizzonte temporale raggiunge circa 15 o più giorni dove tutto è già definito; noi diventiamo esecutori del progetto della nostra vita, che viene scandita da un calendario periodicamente adattato con giuste priorità. Avere un solo calendario sempre sotto gli occhi ovunque è indispensabile, perché il tempo che abbiamo a disposizione è sempre e solo di 24 ore al giorno, 365 giorni in un anno e…numero di anni limitato.

Ci siamo chiesti, a questo punto, come Microsoft 365 può aiutare a gestire la propria vita lavorativa e privata in modo efficace. Innanzitutto, poiché la propria giornata non può superare le 24 ore, e queste devono essere divise in Lavoro, Sonno, Tempo creativo e affettivo, il proprio calendario dovrebbe essere uno solo in cui tutti gli ambiti della propria vita interagiscono. Si possono anche usare le categorie colorate per separare gli ambiti oppure colorare le attività secondo gli obiettivi a cui contribuiscono.

Quindi, un solo calendario di Outlook dove mettiamo tutto, dove i colleghi vedono che sono occupato, fuori ufficio, in smart working etc.…, e se necessario anche cosa sto facendo e dove sono, aumentando la condivisione di informazioni con il proprio gruppo o ufficio o il proprio supervisore.

Poi ci sono le e-mail, che spesso ci creano attività, che possono durare da pochi minuti a qualche giorno, quindi anch’esse devono essere gestite bene.

Un modo proficuo è usare la classificazione “Evidenziata e Altra” presente nella cartella posta in arrivo che Outlook ci mette a disposizione ed insegnare allo strumento a spostare in “Altra” i mittenti che non sono prioritari. La nostra metodologia si pone un obiettivo semplice ma efficace: MAIL = ZERO a fine giornata!

Se ad una e-mail si può rispondere subito in pochi minuti si agisce, in caso contrario si usa il contrassegno e si pianifica il lavoro in calendario. La pianificazione con il contrassegno evidenzia l’e-mail anche nell’app ToDo che Microsoft ha creato per aiutarci a gestire meglio la nostra giornata con le liste delle cose da fare.

Il calendario di Outlook è dove si pianificano le attività, i promemoria del ToDo sono le attività che vengono registrate in attesa di essere eseguite e /o pianificate.

Questi concetti di base sono collegati alle metodologie di gestione del tempo; tuttavia, se si vuole utilizzare bene il metodo dei 4 quadranti, è necessario utilizzare un’altra app. che Microsoft 365 ci mette a disposizione: Planner.

Con essa utilizzando 4 contenitori si classificano correttamente le attività in: URGENTE/IMPORTANTE, URGENTE/NON IMPORTANTE, NON URGENTE/IMPORTANTE, NON URGENTE/NON IMPORTANTE, ricordando che nel contenitore NON URGENTE/IMPORTANTE devono essere comprese almeno il 75% delle nostre attività, poiché è il contenitore della pianificazione che ci aiuta a non essere mai in ritardo ed in affanno. Il metodo usa 4 contenitori e 2 dimensioni perché mentre l’Urgenza è oggettiva, l’Importanza di una attività è soggettiva e si riferisce al suo allineamento con i nostri obiettivi e risultati.

Con questi semplici trucchi riesco, ad esempio noi riusciamo a gestire 4+ lavori diversi, senza stress, quando altre persone che conosco avrebbero difficoltà a gestirne uno.

Ci aiuta molto l’uso dello
smartphone, dove gli stessi strumenti di Microsoft 365 possono essere utilizzati efficacemente. In qualsiasi momento possiamo avere l’ufficio intero accessibile dallo smartphone: E-mail, documenti, calendario etc… e soprattutto video riunioni. Oggi gli spostamenti sono un lusso che si deve evitare; quindi, la norma nella comunicazione sono le riunioni online, anche con i clienti. Gli spostamenti possono tuttavia essere riempiti di attività al telefono, ma restano comunque costosi e da minimizzare.

Suggerisco, a proposito di calendario ovunque, di mettere in home page del proprio smartphone il widget di Outlook disponibile su Android o IOS, mette in evidenza le prossime attività della giornata e permette di accedere immediatamente al calendario.

Se i manager imparassero a gestire bene il proprio tempo ed a delegare, responsabilizzare e gestire le priorità anche del loro gruppo, una organizzazione funziona bene, tuttavia abbiamo visto che spesso c’è bisogno di formazione e consapevolezza per avere, ad ogni livello un corretto rapporto con il proprio tempo che è la propria vita. I nostri corsi specifici tenuti da coach servono proprio a creare un ambiente di lavoro produttivo.

Riassumendo la gestione del tempo passa attraverso la conoscenza di ciò che esso è veramente, e la conoscenza di alcune tecniche di business e di comunicazione efficaci, non ultima la famosa teoria di business per cui “il pesce puzza dalla testa”.

In una organizzazione in cui l’imprenditore ed i suoi primi livelli non sanno gestire bene il proprio tempo, nessuno saprà farlo.

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