Come possono le PMI diventare efficaci con la tecnologia? Con Microsoft !!

Per la prima volta da quando abbiamo creato la nostra società partner di Microsoft partecipo a questo evento a Milano. Non mi aspettavo certo la magnificenza degli aventi americani a cui ero abituato, tuttavia ho apprezzato l’organizzazione di stile anglosassone e il format assolutamente copiato dagli eventi d’oltre oceano. Ovviamente a costi molto inferiori e l’obiettivo di condividere con un’ampia popolazione di clienti e partner l’innovazione, a mio parere, è raggiunto.

Una cosa che mi ha colpito è stata la capacità di Microsoft di inserire l’Intelligenza artificiale in tutti i suoi servizi e piattaforme. Questo non è ancora ben compreso dalla maggior parte della popolazione tecnica, tuttavia ritengo sia dirompente il desiderio di democraticizzare l’AI.

L’evento si è svolto al Convention Center di Milano, comoda location che ha sullo sfondo i più bei grattacieli della Milano rinnovata. Le sessioni specialistiche sono le stesse del Microsoft Ignite di Luglio dell’anno precedente, e gli speakers in parte italiani in parte Europei ovviamente spiegano in inglese. Ci sono learning path che rappresentano le priorità definite da Microsoft all’inizio dell’anno fiscale 2020 che va da luglio 2019 a giugno 2020: Teams, AI, Azure e Security a cui si aggiunge un interessante percorso sul Change Management e l’Adoption, da sempre il problema principale della tecnologia di Microsoft, piena di funzionalità ma poco utilizzata dalle persone che l’acquistano.

Come spieghiamo ai corsi, la velocità di acquisto e implementazione delle tecnologie è estremamente veloce oggi, e la loro crescita in complessità e completezza di servizi è esponenziale mentre la capacità cognitiva dell’uomo è logaritmica. Anche quando le aziende investono in formazione frontale, è difficile che le persone dopo i corsi comincino a cambiare in modo significativo i comportamenti.

I corsi che facciamo su Teams e in generale su Office 365 cominciano sempre con una chiara visione della difficoltà e dell’applicazione necessaria per cambiare il proprio comportamento, creare il nuovo percorso neuronale che ci fa agire in modo diverso dall’abitudine consolidata.

Facciamo qui alcuni esempi di cambiamenti abilitati dalla tecnologia che spesso le persone non adottano ricadendo nel vecchio modo di lavorare.

 

La generazione a cui si appartiene è importante nell’adozione di nuovi modi di collaborare e comunicare, tuttavia non è una gabbia. Io faccio parte dei “baby boomers” e non posso paragonarmi alla maggior parte dei tecnici che conosco eppure non ho problemi a usare strumenti digitali per lavorare ovunque. Quando vedo come vivono i miei figli però comprendo cosa significa “nativo digitale”. Per le nuove generazioni semplicemente comunicare attraverso le e.mail non rientra nel loro radar.

Ebbene il percorso di acquisizione di una mentalità digitale al lavoro passa attraverso un cambiamento fatto di tante predisposizioni: curiosità, nessuna paura di sbagliare, voglia di migliorare, obiettivi sfidanti sono solo alcune delle caratteristiche necessarie per essere efficaci oggi e fanno parte di percorsi di crescita persona e di coaching che tutte le aziende dovrebbero intraprendere, partendo dal management. (un paradigma organizzativo in cui crediamo è “il pesce puzza dalla testa”)

Noi abbiamo una metodologia collaudata che può aiutare in questo percorso di cambiamento per usare meglio le tecnologie acquistate, con l’auto della formazione “blended” e di evoluzioni organizzative.

Microsoft sta cercando di creare un impatto della tecnologia più ampio con i percorsi “no code” dove lo smart user fa le sue applicazioni da solo e crea direttamente cosa gli serve con la Power Platform, inclusa in Microsoft 365 e Business Central.

Speriamo tutti che questa sia la strada giusta, tuttavia alla fine di questi eventi si torna alla vita reale e incontro persone che usano “orgogliosi” l’agenda di carta. Quanta strada dobbiamo fare per avvicinarci al resto del mondo nonostante i Tour di Microsoft!!

Sarebbe sufficiente dare spazio ai giovani che sono nati con una capacità cognitiva di tipo differente, che adottano in modo naturale le tecnologie digitali. Togliere le rendite di posizione, pensionare i consigli di amministrazione con persone di età superiore ai 60 anni, e lo dico contro di me che sto raggiungendo quell’età. Vogliamo creare un mondo migliore con l’aiuto della giusta tecnologia utilizzata bene e ci conforta il fatto che noi siamo in prima linea ed i nostri clienti hanno scollinato e vanno avanti da soli sul percorso di evoluzione. Questo è il migliore riconoscimento del nostro lavoro.

EXO: le organizzazioni esponenziali

Ho finito un bellissimo libro che consiglio a tutti di leggere in queste vacanze per ripartire con una buona dose di ottimismo. Leggendo questo libro ho scoperto che molte delle metodologie che stavamo usando per incrementare il business dei nostri clienti sono assolutamente valide e sono state codificate e organizzate da Salim Ismail con la Singularity University e quindi possono essere trasferite in modo ancora più strutturato dei nostri progetti. Per fare questo abbiamo costruito un gruppo di lavoro dedicato alle PMI che utilizzerà la metodologia messa a punto dal “Metodo Awan® per la r-evoluzione d’impresa” unita a quella presentata nel libro Exponential Organization. Abbiamo inoltre codificato l’organizzazione esponenziale e localizzato i processi e le tecnologie che permettono di portare le nostre aziende italiane in quella direzione.

Cosè una “Exponential Organization” o EXO: le “organizzazioni esponenziali”, polverizzano i tempi di crescita mediante le tecnologie, riducendo i costi in modo esponenziale. Se nel business la performance è la chiave principale di valutazione, negli ultimi cinque anni queste realtà emergenti hanno sconvolto i parametri abituali: operano online con accesso a banda larga, immensi capitali in crowdfunding, il cloud computing, la stampa 3D, i sensori, la biologia sintetica, e sfruttano complessi algoritmi elaborati attraverso l’Intelligenza artificiale e i Big Data. Non acquistano asset, ma fanno leva sulle idee e le iniziative delle community che le sostengono. Sono innovatori e cambiano le regole, al proprio interno come all’esterno, rivoluzionando interi mercati.”

Sembra folle parlare di crescita 10 volte superiore ai concorrenti in un paese come il nostro, tuttavia ci sono molti esempi di società e start-up di successo anche da noi, il nostro compito è di portarle all’evidenza degli imprenditori che ancora non conoscono le potenzialità e le modalità di lavoro nel nuovo modo di fare business e di usare la tecnologia.

Serve un approccio nuovo alla consulenza e questo lo è inoltre lo stiamo facendo diventare sostenibile nella maggior parte delle aziende che costituiscono il tessuto economico dell’Italia ed a breve la divulgheremo attraverso un’iniziativa online.

Per il momento vi consiglio di leggere in queste vacanze il libro di Salim Ismail.

E’ nato il Metodo Awan® per la R-evoluzione digitale dell’impresa

E’ stato un parto abbastanza lungo, poi finalmente è nato il Metodo Awan® per la R-evoluzione digitale dell’impresa! La nostra metodologia di consapevolezza strategica delle potenzialità digitali è diventata un Metodo standard, applicabile da chiunque nei propri progetti di innovazione digitale. Questo potente metodo è anche semplice da spiegare e eseguire con i suoi passi definiti in modo chiaro ed i documenti codificati.

Il Metodo Awan® consiste in 4 passi fondamentali:

  1. Workshop che includono la formazione, svolti in modalità “coaching” in cui l’imprenditore prende consapevolezza dei PARADIGMI DIGITALI e delle proprie potenzialità:
    1. Scaricare la testa
    2. Pensare come una startup
    3. Ri-progettare la proposta di valore
    4. Decidere la strategia per la crescita esponenziale
  2. Studio approfondito del settore e dei concorrenti
  3. Definizione del Modello di Business Aggiornato (con i paradigmi e le tecnologie digitali)
  4. Pianificazione dei progetti di evoluzione per implementare il Modello di business Digitale

Ognuno di questi passi è collaudato e applicabile ad ogni settore o dimensione di azienda, considerando che i partecipanti ai Workshop strategici devono essere manager con visione completa dell’azienda come ad esempio l’imprenditore o il marketing Manager.

Quali sono gli effetti del metodo sull’impresa:

  1. Consapevolezza della propria potenzialità digitale

     


     

  2. Visualizzazione della propria impresa nel mondo “digitale” con una nuova offerta “Oceano Blu”


 

  1. Attivazione di progetti esecutivi per l’evoluzione “digitale” dell’impresa


     

  2. Misurazione dei risultati di business dal termine dei progetti di evoluzione: esempio aumento della redditività e del fatturato, acquisizione nuovi clienti importanti, sviluppo nuovi prodotti e servizi, efficienza interna e risparmio risorse, e soprattutto soddisfazione delle persone.

     


 

Non ci sono royalties, nessuna sorpresa, lo stiamo divulgando gratuitamente a tutte le persone che vorranno applicarlo per la propria impresa.

Chi vuole approfondire il metodo può iscriversi al corso gratuito sul Metodo Awan®

SCOMPONIAMO IL MODELLO DI BUSINESS DELL’AZIENDA, E RITORNIAMO ALL’ORIZZONTE DI SENSO DELL’IMPRENDITORE;

QUINDI RIGENERIAMO L’IMPRESA COME FOSSE UNA START-UP, INNESTANDO I NUOVI PARADIGMI E LE TECNOLOGIE DEL MONDO DIGITALE

 


 

La consulenza per la Trasformazione Digitale diventa formazione

Questo mese riflettendo su come estendere l’utilizzo della potente metodologia che abbiamo creato per rinnovare in chiave digitale le imprese già consolidate, abbiamo condiviso, la possibilità di farla diventare una formazione gratuita.

Il nostro obiettivo è avere tante persone che come noi traggono beneficio dall’utilizzo dei Canvas, che sono diventati il nostro strumento di lavoro, e soprattutto diventano consapevoli di quale futuro scegliere per la propria impresa. Forti del successo dei nostri clienti vogliamo che altri comincino a adottare una Metodologia potente che permette di raggiungere risultati concreti in breve tempo.

I workshop sono ormai consolidati e anche i risultati di questi workshop sono chiaramente definiti.

Quello che più stupisce ogni volta è che semplicemente applicando la nostra metodologia dei Canvas l’imprenditore acquisisce consapevolezza degli sviluppi futuri possibili per la propria azienda e diventa motivato a cambiare per ottenere ciò che ha visto potrebbe fare per i propri clienti, cioè quello che i clienti vogliono ed emerge dal workshop “Value Proposition Canvas”.

Esempio 1: un cliente aveva pensato di offrire 4 servizi ai propri clienti, dopo l’applicazione della Metodologia AWAN ha realizzato che essi acquisterebbero da loro altri 10 servizi e che con poco investimento sarebbero in grado realizzare.

Esempio 2: un piccolo  cliente con un punto vendita ha duplicato il fatturato in 1 anno e raggiunto la consapevolezza di come è possibile crescere con il giusto approccio.

Successivamente avendo acquisito la fiducia nel metodo e nelle proprie possibilità di cambiare concretamente per adeguare l’azienda al nuovo mondo digitale, il cliente sente l’esigenza di avviare progetti di trasformazione digitale consapevole della importanza dell’investimento.

I progetti possono essere avviati anche autonomamente e l’impegno di risorse è commisurato ai risultati che si vedono già nei primi sei mesi. La potenza della metodologia è la creazione della consapevolezza di intraprendere un percorso che porta l’impresa al successo nel nuovo mondo digitale, e questo oggi non è cosa da poco considerando il comune disorientamento collettivo degli imprenditori del nostro paese

Noi adottiamo le metodologie “Agile” e “Lean” per implementare gli strumenti rigorosamente “Cloud” al fine di dare velocemente risultati attesi e aumentare la fiducia dell’imprenditore sul metodo e sulla Trasformazione Digitale. E’ Importante lavorare su 3 assi (Tecnologia, Persone, Processi) e a volte anche sul 4° asse dei modelli di business che oggi diventa fondamentale per creare nuovo valore. I progetti che nascono dall’approccio strategico iniziale sono di cambiamento organizzativo e di crescita delle persone, in linea con i paradigmi e le tecnologie del nuovo mondo digitale.

Il risultato di questo processo di crescita dell’imprenditore è la consapevolezza che la trasformazione digitale è possibile e questa colloca l’azienda avanti rispetto ai competitor di settore e permette di controllare il proprio futuro invece di sentirsi in balia di eventi troppo veloci da poter essere gestiti.

Sotto un esempio di progetti realizzati presso un cliente al termine del periodo “Strong” della pianificazione evolutiva.

Siamo davvero soddisfatti, anche se ci rendiamo conto che diventare nostri clienti per questa tipologia di progetti non è facile poiché richiede una rara apertura al cambiamento da parte dell’imprenditore.

Tuttavia crediamo che sempre più aziende stanno cercando una risposta alla decrescita del loro business attuale e alla nascita di competitor “digitali” dirompenti che cambiano le regole del settore, e acquisiscono velocemente quote di mercato. Noi ce l’abbiamo!

Questo effetto della digitalizzazione e dell’utilizzo delle nuove tecnologie da parte delle start-up colpisce ogni settore anche nel nostro arretrato paese, e anche l’imprenditore che oggi si sente al sicuro, avrà bisogno di un supporto metodologico nuovo per riacquistare fiducia nelle possibilità della propria azienda.

Per questo motivo abbiamo scelto di divulgare questa nostra esperienza attraverso la formazione ed il coaching e non solo con la consulenza che già attuiamo.

Se vuoi partecipare al gratuito di 1 giorno sulla Metodologia AWAN per lo sviluppo dell’impresa

PRENOTA
QUI

Oppure scrivi a:

marketing@cloudea.it

L’IA per le PMI

Recentemente ho letto un articolo in cui si parla della generazione Z come l’ultima generazione umana. Questo significa che ad un certo punto della nostra storia l’Uomo per sopravvivere avrà la necessità di utilizzare tecnologie di intelligenza avanzata ed artificiale in modo naturale come se fossero parte di se, nasce una specie superiore all’homo sapiens che include la simbiosi con le macchine.

Oggi siamo veramente agli albori dell’utilizzo di questa tecnologia intelligenza artificiale tuttavia gli effetti sulla nostra vita già si vedono punto molto spesso ci affidiamo per gli acquisti a proposte che ci fanno dei siti in base ai nostri comportamenti, abbiamo in casa Google ho ci facciamo consigliare da Netflix le prossime serie TV da vedere oppure ancora il prossimo video su YouTube da vedere ho il documento da allegare una mail scelto da Office tra gli ultimi che ho modificato.

Tutti questi meccanismi basati su algoritmi sono un esempio primordiale di applicazioni di intelligenza artificiale che, se vogliamo comprendere, dobbiamo cominciare oggi a studiare perché avranno sviluppi dirompenti nel nostro futuro.

Al di là della paura delle persone perdere il lavoro che pervade l’immaginario degli uomini, utilizzare intelligenza artificiale significa essere aiutati in modo semplice ed efficace dalle macchine, senza per questo perdere la nostra caratteristica gli esseri senzienti delegando completamente all’algoritmo ultima parola.

Governare l’IA invece ci obbliga a comprendere fin d’ora le applicazioni che collegate che si possono sviluppare per il nostro lavoro e per l’azienda in modo da iniziare avviare progetti di sperimentazione. Le applicazioni dell’intelligenza artificiale sono infinite però possono essere classificate come ogni altra applicazione di processo al fine di aumentare la fidelizzazione del cliente o le vendite oppure la produttività interna dell’azienda.

Quello che cambia radicalmente sono le potenzialità: ad esempio la possibilità di suggerire in modo intelligente all’utilizzatore sia esso un venditore o un esperto di contabilità delle attività operative migliorative per il proprio ruolo oppure di aiutare nei processi previsionali come il forecast vendite o ancora nell’offrire servizio assistenza clienti rispondendo ad una richiesta vocale con la soluzione spiegata in modo semplice, senza intervento umano.

Oggi è semplice sviluppare applicazione di questo tipo come le famose “chatbot” perché aziende come Microsoft hanno messo a disposizione dei programmatori strumenti evoluti per impostare dei programmi che ragionano secondo le logiche dell’intelligenza artificiale che sono il “machine learning”, advanced analytics etc…

Perché oggi si parla di intelligenza artificiale sempre più prepotentemente? Perché c’è una convergenza tra 3 aree tecnologiche importanti che sono:

  1. l’aumento dei dati a disposizione

    che servono per istruire le macchine intelligenti a dare risposte valide.

  2. l’aumento della capacità computazionale che serve per eseguire velocemente algoritmi complessi apprendimento e di previsione statistica
  3. infine la diffusione dei linguaggi come il Python e l’R che sono molto diversi da quelli precedenti e permettono analisi semantiche e statistiche con funzioni dedicate all’apprendimento delle macchine.

Siamo appena all’inizio del viaggio che avrà il suo punto di svolta quando si creerà l’effetto che gli esperti chiamano “SINGOLARITA” cioè la convergenza di tutte le tecnologie verso la costruzione di robot antropomorfi che potranno sostituire l’uomo superando tranquillamente il test di Turing anche visuale.

ora però cerchiamo almeno di capire questo fenomeno dell’Intelligenza Artificiale e cominciamo a fare sperimentazioni nelle nostre aziende PMI, visto che le grandi aziende da qualche anno stanno già utilizzando gli algoritmi e i chatbot, e visto che Microsoft attraverso i “Cognitive Services di Azure” e i nuovi strumenti di Visual Studio o la PowerBI sta rendendo accessibili a tutti gli elementi di IA utili per i business.

Noi abbiamo cominciato a fare le nostre strategie per aiutare i clienti a capire meglio come adottare elementi di IA in modo efficace e con il giusto investimento e da settembre cominceremo con le prime sperimentazioni. Chi fosse interessato ad approfondire può contattarci www.awan.it.


La “troppo” lenta consapevolezza delle nostre PMI

Colgo lo stimolo di questo ed altri articoli di Mariano per sostenere ancora una volta su questo blog l’importanza dell’uomo nel cambiamento di trasformazione digitale.”

Cito da un articolo del 2018

La cultura aziendale e i comportamenti di dipendenti e manager sono le chiavi per il successo della digital transformation, ma spesso le aziende li trascurano. «Bisogna avere il coraggio di abbandonare i modelli organizzativi consueti e preparare le persone a recepire le opportunità dei prossimi anni», spiega Mariano Corso, docente di Leadership & Innovation al Politecnico di Milano e Direttore Scientifico di P4I-Partners4Innovation.

Noi abbiamo sviluppato una metodologia che prima di tutto agisce sulla consapevolezza dell’imprenditore del cambiamento epocale in cui è immersa la sua azienda e unisce in modo sincrono i 4 pilastri del cambiamento

-Persone

-Processi

-Tecnologie e

– Modelli di Business (new)

Vi sarete accorti che ai 3 tradizionali delle società di consulenza abbiamo aggiunto il quarto. Oggi non basta cambiare organizzazione e tecnologie ma è necessario ripensare il proprio modello di business per non cadere nel vortice della digitalizzazione ed essere superati dall’ennesima startup di turno.

Questa consapevolezza presente nei CEO delle grandi aziende internazionali fa fatica a scende verso gli imprenditori delle nostre PMI italiane. Con workshop ad ho cerchiamo di aumentare l loro consapevolezza e i clienti che ci hanno ascoltato sono sulla strada del successo. Per questo motivo sono felice se anche il mio amico Mariano, da anni sulla stessa lunghezza d’onda ogni tanto ci stimola a lavorare sempre meglio.

Non mi piace fare il gufo, tuttavia vedo ancora troppe aziende che non hanno intrapreso un percorso di cambiamento digitale e imprenditori scettici. Certo può sembrare l’ennesima ondata tecnologica per arricchire le aziende tecnologiche. Ci sono questa volta alcuni fattori molto diversi e segnali che chi vuole capire, come molti movimenti di mercato, nuovi prodotti e startup che da un anno all’altro diventano famose. A volte poi spariscono però il movimento di nuove invenzioni e nuovi business è davvero dinamico in questo periodo. Per contro vedo aziende storiche fallire o cambiare radicalmente, chiudere i battenti. Anche gli imprenditori che incontro a volte sono disorientati. E siamo solo agli inizi, non oso pensare agli effetti dell’intelligenza artificiale, degli algoritmi sulle nostre vite e sulle aziende. Se non si raggiunge la consapevolezza ed il governo della tecnologia dei processi, delle persone e dei nuovi modelli che possono essere abilitati oggi ci si lascia vivere senza raccogliere le opportunità infinite di questo periodo storico unico.

In questo momento il senso di urgenza è un fattore importante per questo organizziamo decine di workshop di visione gratuiti nelle aziende, contattateci per saperne di più

Un grande successo di Office 365: MICROSOFT TEAMS

Qualcuno si sarà accorto che Microsoft sta dismettendo Skype per Business, migrando i clienti di Office 365 su Teams. In realtà Teams è molto di più di un sistema di comunicazione per riunioni online.

Teams è il nuovo strumento di Microsoft che permette di utilizzare in modo efficace tanti servizi cloud presenti oggi su internet, sia di Office 365 sia di altri operatori, per il proprio gruppo di lavoro. Teams è unico nel panorama dei servizi cloud e attraverso la sua consolle aiuta gli utilizzatori a stare sempre in contatto con il proprio ufficio o progetto, condividendo documenti, idee, riunioni, note, decisioni etc.… Come tutti gli altri servizi di Office 365 è accessibile con semplice Browser, al PC, MAC, o tablet e smartphone. Negli ultimi mesi sì ci stanno chiedendo tantissime formazioni su Teams. Noi abbiamo cominciato ad utilizzarlo dallo scorso anno e da subito abbiamo visto i benefici perché ci permette di tenere sotto controllo tutti i progetti come clienti pianificare le attività sia per i nostri collaboratori sia per i clienti e condividere velocemente tutti i documenti se progetto. In realtà può essere utilizzato anche per attività di ufficio quando è necessario lavorare insieme ai colleghi sia su progetti interni se nella condivisione continua dei documenti. Recentemente con i clienti stiamo valutando e testando delle modalità di utilizzare il Teams assolutamente nuove come ad esempio un commercialista che sta creando per i propri clienti tutte le aree di lavoro condivise in cui caricare i documenti oppure una società di Outplacement che sta gestendo la comunicazione con i propri clienti la comunicazione esterna attraverso Teams. Inoltre, una società di costruzioni edili sta gestendo la comunicazione con i cantieri attraverso Teams. Una volta imparato ad utilizzarlo gli scopi per cui si può trattare sono molteplici questo ci permette tranquillamente di dire che teams è in questo momento lo strumento più innovativo presente del modo Microsoft e non solo perché è l’unico che riorienta tutte le attività veramente sul gruppo di lavoro o di progetto.

In questo blog darò alcune informazioni su come iniziare ad usarlo.

Accedere a Microsoft Teams è semplice ed immediato. Puoi cominciare con le credenziali della posta elettronica entrando nel tuo portale online di Office 365 (https://portal.office.com) e scegliendo Teams tra le apps disponibili. Per accedere:

  1. Apri il Browser e usa l’indirizzo Web fornito dal tuo amministratore
  2. Inserisci le tue credenziali

    Clicca su accedi

Oppure, apri il Browser, accedi a Office 365 e seleziona OneDrive dall’icona di avvio delle app.

La prima cosa che ti chiederà è di scaricare sul PC o MAC l’app per lavorare dalla consolle più efficace che si avvia da sola. Una volta scaricata tutto il lavoro che farai con essa sarà sempre disponibile web o su qualsiasi dispositivo in sincronizzazione immediata. Se si vorrà lavorare in mobilità su può scaricare l’app dal proprio store di riferimento sul tablet o sullo smartphone e accedervi sempre con le stesse credenziali di posta elettronica.

All’avvio dell’App di Teams sul PC o MAC la prima cosa che chiederà se è la prima volta è, di creare un team per cominciare a condividere. Quando si crea un Teams bisogna avere inserire:

-il nome del team

-definire se è un gruppo privato o pubblico

-chi sono i proprietari e chi sono i membri del gruppo

Gruppo privato o gruppo pubblico? Privati sono la maggior parte dei gruppi personali che nascono per lavorare u un progetto, in un ufficio specifico o su attività estemporanee di collaborazione con persone interne o esterne all’organizzazione. I membri del gruppo privato sono invitati dai proprietari e nessuno al di fuori di loro conosce l’esistenza del team. Quando sono invitati ed accettano tute le informazioni del gruppo appaiono automaticamente nella propria consolle di Teams. I membri possono fare tutto tranne invitare altri membri.

Un gruppo pubblico invece appare nella lista dei gruppi dell’organizzazione e chiunque può chiedere di farne parte, sono gruppi di discussione su argomenti pubblici ed il moderatore decide di accettare o meno la candidatura.

Queste ed altre opzioni sono anche definibili a livello di base dal pannello di controllo di amministrazione di Teams a livello aziendale.

Una volta scelto il tipo di gruppo si definiscono i membri inserendo i loro indirizzi a cui il servizio invierà una e-mail. La possibilità di inserire indirizzi esterni all’organizzazione è decisa dall’amministratore di Office 365.

Una volta creato il primo team avrete notato che il sistema crea automaticamente il primo canale del team che si chiama “Generale”. Per Teams i canali sono come delle cartelle di lavoro separate che tutto il team può vedere, ma aiutano a suddividere gli argomenti del lavoro di gruppo. Quindi se con lo stesso gruppo di lavoro ho diversi progetti o attività posso creare canali differenti ma se voglio che qualcuno veda solo alcune informazioni dovrò creare un nuovo team dove escluderò le persone con cui non voglio condividere tali informazioni. I canali possiedono delle schede di lavoro che sono le applicazioni che sceglierò di condividere con il team nel canale specifico. Quando nascono tutti i canali hanno già di base un’area “conversazione”, un area “file” ed un’area “wiki” se l’amministratore ha lasciato queste opzioni. Nella conversazione, che è come una timeline, vedrò tutto quello che succede nel team, e potrò scrivere a tutti con la chat persistente, nell’area file vedrò i file e le cartelle condivise con il team, le pagine wiki permettono di scrivere e organizzare velocemente note utili al team direttamente sul web.

Se scelgo di aprire altri argomenti di lavoro oltre al generale con TASTO DESTRO sul nome del team nella consolle si pare il menò di gestione e con l’opzione crea canale posso crearne di nuovi.

All’interno di ogni canale ci sono i servizi dedicati al gruppo di lavoro per quel canale e ognuno può aggiungerne di nuovi se è autorizzato. Con il “+” si accede ad una lista di app che sono parte di Office 365 o servizi esterni. Tutte queste app sono accessibili direttamente da dentro Teams con connettori che Microsoft ha creato appositamente per semplificare lo scambio di informazioni tra i membri del gruppo. Troviamo connettori con SharePoint, Planner, Forms ma anche con Trello, o Dropbox e Google Drive, per integrare anche cartelle di lavoro documentali esterne o altri servizi non Microsoft. Questo permette di focalizzare l’attenzione del gruppo sui documenti sulle informazioni rilevanti per ogni canale prescindendo dall’origine di queste informazioni.

Con Teams hai tanti strumenti per stare sempre in contatto con il tuo gruppo di lavoro:

  • una chat persistente (timeline)
  • un instant messaging con presenza
  • le riunioni online e l’organizzazione delle riunioni on site
  • le notifiche che arrivano sul pc o sullo smartphone (se attivate)
  • Le riunioni online registrate sui canali

     

È possibile scrivendo sulla chat informare il team delle ultime attività svolte, tuttavia tutte le attività come riunioni i file caricati ed altre attività sui canali ed attraverso le schede applicative sono tracciate automaticamente dalla timeline che viene visualizzata nella chat, cosicché se anche ti perdi una settimana di lavoro potrai recuperare velocemente scorrendo attentamente queste informazioni e vedendo i video delle riunioni registrate e salvate sul canale che ti interessa.

Per aumentare l’efficacia della collaborazione Teams permette di organizzare riunioni online programmate con i propri gruppi di lavoro. Per farlo vai nel pannello “calendario” dai tab in alto sulla sinistra e in fondo a sinistra “pianifica una riunione”

Da qui è possibile scegliere la data e l’ora della riunione, e tutte le persone del team riceveranno automaticamente una e-mail con il link per partecipare alla riunione. Una volta accettato l’invito la mail viene cancellata automaticamente e l’appuntamento è fissato nel calendario di Outlook e di Teams. Qualche minuto prima dell’inizio della riunione programmata è sufficiente andare sul calendario di Teams o di Outlook anche dal Tablet e dallo Smartphone e cliccare su “Partecipa a riunione Teams” per partecipare. L’organizzatore una volta entrato, dovrà ammettere le persone esterne che sono in sala di attesa.

Quando entro in una riunione online con Teams ho una serie di attività che mi permettono di eseguire in modo efficace la riunione e queste sono accessibili in parte da pulsanti che appaiono quando sono nella consolle della riunione, nell’area centrale verso il basso come “attiva/disattiva la webcam, “attiva/disattiva il microfono”,

“condividi”, “altre opzioni” tra cui registra… etc.…

In alto sulla destra invece ho altre attività legate alla gestione esterna della riunione, come: “tutto schermo”, “elenco partecipanti / Invita nuovi”, “Chatta con i partecipanti”, “scrivi note condivise”, “imposta il microfono e la webcam” È buona regola registrare, avvertendo prima i partecipanti, la riunione se si vuole aggiornare in modo efficace tutte le persone del team che non hanno potuto partecipare. Quando si organizza una riunione con Teams viene richiesto opzionale il canale in cui si vuole mettere la registrazione della riunione, di base se non scelgo niente viene messa sul canale “generale”. Nella timeline della conversazione del canale tutti membri del team potranno rivedere la registrazione della riunione alla fine di essa, dopo la sua conversione.

Il modo migliore per utilizzare Teams dipende dalla propria attività prevalente tuttavia è possibile identificare alcune modalità per essere produttivi con Teams. Prima di tutto installarlo sul PC e su tutti i dispositivi che si utilizzano per averlo a disposizione ovunque, in qualsiasi momento. Quindi lasciare che si avvii automaticamente con il PC e tenerlo aperto per tutta la giornata come Outlook. Aprire un team differente per gli uffici o i progetti a cui partecipano persone differenti. Aprire un canale differente per progetti eseguiti con lo stesso team.

Creare una configurazione efficace e preferita per la gestione delle attività del progetto / team, ad esempio inserire in tutti i canali sempre Planner per pianificare le attività. Comunicare con tutto il gruppo attraverso la conversazione, organizzare riunioni e registrarle sui canali di riferimento. Gestire tutto il proprio lavoro il più possibile in Teams aggiungendo le aree documentali che servono sia interne che esterne all’organizzazione.

 

E’ anche necessario abilitare dal pannello di controllo dell’amministrazione di Teams l’accesso ospite così sarà possibile per tutti gli utenti invitare nei gruppi di lavoro Teams le persone esterne all’organizzazione, cioè quelle che hanno un dominio differente nell’indirizzo e-mail e non hanno la licenza di Office 365. Una volta invitate queste persone ricevono una e-mail con link a Teams, da cui cliccando su quel link attivano una procedura automatica che permetterà al loro indirizzo e-mail di diventare un live-id Microsoft, ricevendo un codice per il primo accesso, e successivamente introducendo una password nuova per accedere a Teams. Anche su Smartphone o Tablet loro potranno scaricare l’app gratuita dallo store di riferimento mentre da PC o Mac lavoreranno via web. Una delle funzionalità che manca ancora delle riunioni via web e la possibilità di ricevere il controllo del desktop dell’interlocutore, tuttavia la condivisione dello schermo funziona perfettamente.

I file che utilizza il gruppo di lavoro sono suddivisi in “canali” che sono come delle cartelle. Infatti, aggiungendo ad un canale specifico o a quello generale del team la scheda SharePoint / Pagina iniziale è possibile visualizzare la pagina web creata automaticamente su SharePoint per gestire altre informazioni utili per il Team e vedere nella Raccolta Documentale della pagina, attraverso “visualizza tutto” sull’area documenti quali sono le cartelle a disposizione. Si vede che esse hanno gli stessi nome dei canali infatti ogni canale del Team crea una cartella su SharePoint nella raccolta documenti creata per il team. Quindi è possibile gestire i documenti del Team anche attraverso SharePoint utilizzando la funzionalità di sincronizzazione che permette di creare una cartella con il nome del Team e con le cartelle / canali direttamente sul PC. Un altro modo semplice per andare direttamente all’area documenti di SharePoint è cliccare “Apri file in SharePoint” dalla scheda “file” del canale, si va così a visualizzare online il contenuto della cartella ove è situato quel file.

Per condividere i file con il gruppo di lavoro è sufficiente caricare questi file dell’area file del canale; attraverso questo caricamento il file è nel cloud e quindi con un semplice collegamento, come già faccio con i documenti su OneDrive, posso inviare abilitare chiunque o persone della mia organizzazione o specifiche a lavorare con me sul file al di fuori del team, mentre per quelli che fanno parte del gruppo di lavoro i documenti caricati sono automaticamente disponibili in modifica, a meno di una restrizione specifica di autorizzazione che devo fare direttamente dalla gestione delle autorizzazioni di SharePoint.

Grazie a queste ed altre funzionalità distintive Teams è, per quello che stiamo vedendo uno strumento pervasivo che si sta diffondendo nelle organizzazioni di ogni dimensione e grazie ad esso abbiamo l’opportunità di cambiare, con la nostra formazione e consulenza, il livello di produttività e efficacia della collaborazione, dei nostri fortunati clienti.